Método de Archivo Convencional y Digito Terminal

En un establecimiento de salud el método más recomendado para el archivo de historias médicas es el numérico.

La identificación contenida en la historia clínica es a través del número, este facilita el trabajo de archivar y desarchivar historias clínica.

Existen dos métodos principelas pera el Archivo numérico el convencional (por número consecutivo) y el método digito terminal.

Las historias clínicas de los pacientes se archivan por número y no por nombres.

Convencional:

 El archivo de historias clínicas por este método sigue una secuencia consecutiva según su numeración y se lee de izquierda a derecha.  Ejemplo:

20.710  (de Izquierda a Derecha veinte mil setecientos diez)

La Ventaja: de este método de archivo es la facilidad con que se aprende.

Las Desventajas del método son:

Los errores de archivo son más frecuentes al aumentar el número de dígitos en la historia clínica.  A medida que crece el archivo aumenta la posibilidad de error, por ejemplo: la historia clínica número 32.893 podría, archivarse en el lugar que corresponde al número 32.793 ó 23.793.

—      Las historias con números altos se encuentra en un extremo del archivo o Las historias con los números más altos generalmente son' las más activas, Es, por ello que el personal se concentra en un extremo del archivo.

-      Resulta muy difícil dividir el trabajo equitativamente.  Ya que todas las secciones del archivo no son igualmente activas. Al intentar responsabilizar los auxiliares por ciertas secciones del archivo resulta casi imposible porque el archivo no crece en forma uniforme.

Archivo por método dígito terminal:

El dígito terminal es un método de archivar historias clínicas(o cualquier otro documento numerado) según los dos últimos dígitos del, número de historia.

Estos dos últimos dos dígitos se denominan Primarios.

Con este método el archivo se divide en 100 secciones que van del 00 al 99 y las historias clínicas se archivarán en la sección que corresponda a los dos últimos dígitos Ejemplo: todas las historias clínicas que terminan en 34 se archivan en la sección 34, las que terminan en- 00 en la sección 00.

Este método puede ser Simple o Compuesto

Dígito terminal simple:                                                                          

En este método las historias clínicas se archivan en cada una de las 100 secciones según el orden consecutivo de los dos otros dígitos del número de historia.  Estos primeros dos o tres dígitos se denominan número final o consecutivo

Número final o consecutivo		Sección (00-99)
233	…..	34
232	…..	34
231	…..	34

El método dígito terminal simple se recomienda para aquellos establecimientos donde el número de historias clínica nunca tendrá más de cinco dígitos (es decir el número nunca será mayor de 99.999).

Dígito terminal compuesto:

En este método el numero de historia clínica se divide por medio de guiones o espacios en tres grupos de dígitos, los últimos dos dígitos se denominan numero dígitos primario, los dígitos del medio se denominan secundarios y los primeros número final o consecutivo.  Ejemplo: Número 000240

Número final o consecutivo	Secundario o división	Primario o sección
00	02	40

Cada una de las 100 secciones del archivo se divide a su vez en 100 divisiones (00 al 99) as divisiones de la sección 41 por ejemplo son: (hasta llegar al 99). En la imagen que presentamos a continuación, pueden observar que el número final va creciendo:

Sección 41	Sección 41	Sección 41
00-00-41	00-01-41	00-02-41
01-00-41	01-01-41	01-02-41
02-00-41	02-01-41	02-02-41
03-00-41	03-01-41	03-02-41
04-00-41	04-01-41	04-02-41
05-00-41	05-01-41	05-02-41
06-00-41	06-01-41	06-02-41
07-00-41	07-01-41	07-02-41
08-00-41	08-01-41	08-02-41
09-00-41	09-01-41	09-02-41
99-00-41	99-01-41	99-02-41

El ejemplo indica, las historias clínicas que se archivarán bajo  la Sección 41 división 00, 01 y 02 hasta el 99 (observe que la división es constante en cada sección).

Esto indica que, cada una de las secciones del archivo a su vez se divide en 100 divisiones. El número final o consecutivo de cada número de historia es el que va aumentando hasta llegar al 99 en cada una de las divisiones.

Un Departamento de Historias Médicas con 200.000 historias tendrá 2.000 historias en cada una de las secciones el archivo (las secciones van al 00 - 99) 7 20 historias en cada una de las divisiones de las- secciones.

Operación: 

200.000 / 100 = 2.000 secciones

2.000 / 100 = 20 divisiones

Con el método dígito terminal compuesto hay como ya lo hemos dicho 10.000 divisiones (100 divisiones por 100 secciones).

Como se archiva según el método dígito:

El primer paso consiste en fijarse en el número primario. Este número identifica la sección del archivo. Una vez localizada la sección se observa según el orden consecutivo del número final.

Ejemplos (15 - 01 - 24) leyendo el número de derecha a izquierda

    

         

 Guías:

              La función de las guías, es facilitar la ubicación de la historia deseada.  En un archivo numérico activo se recomienda una guía por cada 50 carpetas.

Las guías deben Ser de material resistente con pestaña que sobresale de las carpetas.   Ejemplo:

         

                                                                               

                                                                                                 

                                        

           En el método dígito terminal compuesto, hay 10.000 divisiones.  Por lo tanto, si se coloca una guía para identificar cada división, se necesitarían 10.000 guías numéricas.  Esto puede resultar un número muy excesivo de guías, especialmente al iniciar un archivo. Se pueden utilizar al comenzar un archivo 5.000, 1.000 ó 500 guías a medida que el archivo crece se pueden agregar guías adicionales.

 En Venezuela, se utiliza las guías como el primer y segundo ejemplo, es decir, el número primario está arriba en color rojo y el número secundario abajo que puede ser de color negro o gris.

Ventajas del Método Dígito Terminal.

1.- El trabajo del archivo se realiza en forma más rápida y exac­ta, considerar solo dos dígitos o tres dígitos a la vez reduce los errores de archivo debido a una transposición de dígitos.  La lectura de un número dividido en grupos de dígitos re­sulta más rápido y es más fácil archivar y recuperar historias.

2.- Las historias que se agregan al archivo se distribuyen en forma pareja en las 100 secciones riel archivo.

3.- Es posible distribuir el trabajo equitativo entre los auxiliares de Historias Módicas encargados de archivar y fijar responsabilidades.

A cada Auxiliar encargado de archivar se le se le puede asignar la responsabilidad por un número de secciones del archivo.  Si el número de secciones es igual  todos tendrán igual cantidad de trabajo.

4.- Las historias inactivas se retiran de cada sección del archivo eliminando la necesidad de correr gran número de historias clínicas.

Utilizando el método dígito terminal compuesto, permite retirar los números bajos de 10.000 partes diferentes (tres o más historias de cada división).

Codificación de las carpetas con color

La codificación de las carpetas con color puede usarse con cualquier método do archivo alfabético o numérico, pero resulta efectivo con método dígito terminal, por lo tanto esta descripción se limitará a este método de archivo.  El uso del color (1.-  aumenta, la exactitud con que se archiva,  (2.- agiliza el proceso de de clasificación previa de las historias: las que están listas para ser archivadas pueden ser rápidamente clasificadas según el color y (3.- reduce el tiempo requerido para ubicar historias mal archivadas.

Existen varios sistemas para codificación de las carpetas con colo­res.  A continuación describe el que se utiliza en el país, consiste en asignar un color a cada dígito del 0 al 9, por las bandas de color en los números primarios pueden ser como siguen:

Números primarios		Banda de Color
00 - 09		Marrón
10 - 19		Azul fuerte
20 - 29		Verde claro
30 - 39		Anaranjado
40 - 49		Morado
50 - 59		Fucsia
60 - 69		Verde oscuro
70 - 79		Amarillo claro
80 - 89		Rojo
90 - 99		Azul claro (celeste)

Fuente: Material de apoyo Universidad de Los Andes

Publicado por: Adela Ruiz