sábado, 15 de marzo de 2014

Método de Archivo Convencional y Digito Terminal



En un establecimiento de salud el método más recomendado para el archivo de historias médicas es el numérico.
La identificación contenida en la historia clínica es a través del número, este facilita el trabajo de archivar y desarchivar historias clínica.
Existen dos métodos principelas pera el Archivo numérico el convencional (por número consecutivo) y el método digito terminal.
Las historias clínicas de los pacientes se archivan por número y no por nombres.

Convencional:
 El archivo de historias clínicas por este método sigue una secuencia consecutiva según su numeración y se lee de izquierda a derecha.  Ejemplo:
20.710  (de Izquierda a Derecha veinte mil setecientos diez)

La Ventaja: de este método de archivo es la facilidad con que se aprende.

Las Desventajas del método son:
Los errores de archivo son más frecuentes al aumentar el número de dígitos en la historia clínica.  A medida que crece el archivo aumenta la posibilidad de error, por ejemplo: la historia clínica número 32.893 podría, archivarse en el lugar que corresponde al número 32.793 ó 23.793.
      Las historias con números altos se encuentra en un extremo del archivo o Las historias con los números más altos generalmente son' las más activas, Es, por ello que el personal se concentra en un extremo del archivo.
-      Resulta muy difícil dividir el trabajo equitativamente.  Ya que todas las secciones del archivo no son igualmente activas. Al intentar responsabilizar los auxiliares por ciertas secciones del archivo resulta casi imposible porque el archivo no crece en forma uniforme.

Archivo por método dígito terminal:
El dígito terminal es un método de archivar historias clínicas(o cualquier otro documento numerado) según los dos últimos dígitos del, número de historia.

Estos dos últimos dos dígitos se denominan Primarios.
Con este método el archivo se divide en 100 secciones que van del 00 al 99 y las historias clínicas se archivarán en la sección que corresponda a los dos últimos dígitos Ejemplo: todas las historias clínicas que terminan en 34 se archivan en la sección 34, las que terminan en- 00 en la sección 00.

Este método puede ser Simple o Compuesto
Dígito terminal simple:                                                                          
En este método las historias clínicas se archivan en cada una de las 100 secciones según el orden consecutivo de los dos otros dígitos del número de historia.  Estos primeros dos o tres dígitos se denominan número final o consecutivo


Número final o consecutivo

Sección (00-99)
233
…..
34
232
…..
34
231
…..
34


El método dígito terminal simple se recomienda para aquellos establecimientos donde el número de historias clínica nunca tendrá más de cinco dígitos (es decir el número nunca será mayor de 99.999).

Dígito terminal compuesto:
En este método el numero de historia clínica se divide por medio de guiones o espacios en tres grupos de dígitos, los últimos dos dígitos se denominan numero dígitos primario, los dígitos del medio se denominan secundarios y los primeros número final o consecutivo.  Ejemplo: Número 000240

Número final o consecutivo
Secundario o división
Primario o sección
00
02
40

Cada una de las 100 secciones del archivo se divide a su vez en 100 divisiones (00 al 99) as divisiones de la sección 41 por ejemplo son: (hasta llegar al 99). En la imagen que presentamos a continuación, pueden observar que el número final va creciendo:

Sección 41
Sección 41
Sección 41
00-00-41
00-01-41
00-02-41
01-00-41
01-01-41
01-02-41
02-00-41
02-01-41
02-02-41
03-00-41
03-01-41
03-02-41
04-00-41
04-01-41
04-02-41
05-00-41
05-01-41
05-02-41
06-00-41
06-01-41
06-02-41
07-00-41
07-01-41
07-02-41
08-00-41
08-01-41
08-02-41
09-00-41
09-01-41
09-02-41
99-00-41
99-01-41
99-02-41

El ejemplo indica, las historias clínicas que se archivarán bajo  la Sección 41 división 00, 01 y 02 hasta el 99 (observe que la división es constante en cada sección).
Esto indica que, cada una de las secciones del archivo a su vez se divide en 100 divisiones. El número final o consecutivo de cada número de historia es el que va aumentando hasta llegar al 99 en cada una de las divisiones.
Un Departamento de Historias Médicas con 200.000 historias tendrá 2.000 historias en cada una de las secciones el archivo (las secciones van al 00 - 99) 7 20 historias en cada una de las divisiones de las- secciones.
Operación: 

200.000 / 100 = 2.000 secciones

2.000 / 100 = 20 divisiones

Con el método dígito terminal compuesto hay como ya lo hemos dicho 10.000 divisiones (100 divisiones por 100 secciones).


Como se archiva según el método dígito:
El primer paso consiste en fijarse en el número primario. Este número identifica la sección del archivo. Una vez localizada la sección se observa según el orden consecutivo del número final.

Ejemplos (15 - 01 - 24) leyendo el número de derecha a izquierda

    
         

 Guías:
              La función de las guías, es facilitar la ubicación de la historia deseada.  En un archivo numérico activo se recomienda una guía por cada 50 carpetas.
Las guías deben Ser de material resistente con pestaña que sobresale de las carpetas.   Ejemplo:


         
                                                                               
                                                                                                 
                                        
           En el método dígito terminal compuesto, hay 10.000 divisiones.  Por lo tanto, si se coloca una guía para identificar cada división, se necesitarían 10.000 guías numéricas.  Esto puede resultar un número muy excesivo de guías, especialmente al iniciar un archivo. Se pueden utilizar al comenzar un archivo 5.000, 1.000 ó 500 guías a medida que el archivo crece se pueden agregar guías adicionales.








 En Venezuela, se utiliza las guías como el primer y segundo ejemplo, es decir, el número primario está arriba en color rojo y el número secundario abajo que puede ser de color negro o gris.

Ventajas del Método Dígito Terminal.
1.- El trabajo del archivo se realiza en forma más rápida y exac­ta, considerar solo dos dígitos o tres dígitos a la vez reduce los errores de archivo debido a una transposición de dígitos.  La lectura de un número dividido en grupos de dígitos re­sulta más rápido y es más fácil archivar y recuperar historias.
2.- Las historias que se agregan al archivo se distribuyen en forma pareja en las 100 secciones riel archivo.
3.- Es posible distribuir el trabajo equitativo entre los auxiliares de Historias Módicas encargados de archivar y fijar responsabilidades.
A cada Auxiliar encargado de archivar se le se le puede asignar la responsabilidad por un número de secciones del archivo.  Si el número de secciones es igual  todos tendrán igual cantidad de trabajo.
4.- Las historias inactivas se retiran de cada sección del archivo eliminando la necesidad de correr gran número de historias clínicas.
Utilizando el método dígito terminal compuesto, permite retirar los números bajos de 10.000 partes diferentes (tres o más historias de cada división).

Codificación de las carpetas con color
La codificación de las carpetas con color puede usarse con cualquier método do archivo alfabético o numérico, pero resulta efectivo con método dígito terminal, por lo tanto esta descripción se limitará a este método de archivo.  El uso del color (1.-  aumenta, la exactitud con que se archiva,  (2.- agiliza el proceso de de clasificación previa de las historias: las que están listas para ser archivadas pueden ser rápidamente clasificadas según el color y (3.- reduce el tiempo requerido para ubicar historias mal archivadas.
Existen varios sistemas para codificación de las carpetas con colo­res.  A continuación describe el que se utiliza en el país, consiste en asignar un color a cada dígito del 0 al 9, por las bandas de color en los números primarios pueden ser como siguen:



Números primarios

Banda de Color
00 - 09

Marrón
10 - 19

Azul fuerte
20 - 29

Verde claro
30 - 39

Anaranjado
40 - 49

Morado
50 - 59

Fucsia
60 - 69

Verde oscuro
70 - 79

Amarillo claro
80 - 89

Rojo
90 - 99

Azul claro (celeste)


Fuente: Material de apoyo Universidad de Los Andes

Publicado por: Adela Ruiz

27 comentarios:

  1. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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    1. Hola Manuel, comunicate a mi correo: adelaruiz5@yahoo.es Con gusto respondere a tus preguntas.

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  2. Hola Adela, me parece muy interesante este post. Tengo dudas profesionales en mi actual sitio de trabajo, puedo consultarte por está vía o al mail que indicas?

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  3. Hola Marc, puedes consultar directamente a mi correo, adelaruz5@yahoo.es. por la misma via daré tu respuesta.
    Adela

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  4. Buen día, por favor me puedes ayudar con otra dirección de correo ya que la de yahoo me rebota. gracias. mi correo es dijifer@hotmail.com

    Willian

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    1. Buenos dias Willian, mi otro correo es adelamruizr@gmail.com

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  5. hola sra adela muy interesante soy estudiante,tecnico de registros medicos y tratando de terminar tsu gerencia de procesos hospitalario,un gusto saludarla,podria darme una sugerencia con respecto al reordenamiento de las historia de fallecidos,y de las hisorias clinicas de hospitalizados,porfavor podria enviarmela a mi correo beabarrios2@gmail.com

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    1. Hola Beatriz, a tu correo te envié la información solicitada

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  6. Muy buena la esplicaion pero quiero saber mas me lo puedes mandar por mi cprreo

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    1. Buenos días, todo el material que poseo esta en mi Blog, investiga en el mismo.

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  7. Hola Adela muy buen material seria posible mandarme material sobre CIE10 O 11
    CODIFICACION DE ENFERMEDADES E INGRESO DE HC

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    1. Mi correo es noeliachamorro438@gmail.com

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    2. Hola, al tener tiempo disponible te ayudo con tu petición, ya que el teletrabajo que realzo actualmente casi no dispongo de tiempo para otras actividades. De donde eres?

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  8. Cordial saludo, de casualidad tiene usted videos explicativos sobre el metodo digito terminal?

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    1. Recibe mi cordial saludo Rodrigo, Videos no tengo, solamente las gráficas que están publicadas en el Blog
      Cualquier otra pregunta puedes hacerlo a través del correo publicado en el Blog

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  9. HOLA BUENAS TARDES ADELA TENGO UNA DUDA CON EL MÉTODO CONVENCIONAL SI POR EJEMPLO TENGO 00 05 11, QUEDARÍA 000511
    ESPERANDO SU PRONTA RESPUESTA
    GRACIAS

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  10. Buenos días, disculpa que no había podido responder, lo que pasa es que tengo como actividad el teletrabajo y no dispongo de mucho tiempo. Respondo tu pregunta según tu ejemplo: 000511 archivarías de esta forma 00-05-11, ahora bien si tuvieras 1000511 sería así 100-05-11
    De donde eres?
    Saludos cordiales

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  11. Hola buenos días Adela, me podrías explicar por favor esta pregunta: Siguiendo el sistema doble dígito terminal compuesto, en qué sección y división ( cada sección contiene 100 divisiónes) del archivo del hospital se archivará la historia clínica: HC 620.518 yo lo hice así ( sección 18 y división 05 y nombre consecutivo 62 / 18-05- 62)por favor dímelo si esta bien o no muchísimas gracias y sí se puede contestarme por email gracias.

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    1. Hola Mariana, a tu correo envié la respuesta a tu pregunta.

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  12. Me pueden ayudar con una guía numérica

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  13. Bien fino si respuesta gracias

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  14. Buenos días, entonces según esto que ustedes explican, se podría decir que en el numero 238167, el 81 seria el numero secundario y el 67 seria la división o sección?.
    Muchísimas gracias

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  15. Mi correo es aitzimenitu@gmail.com. Muchisimas gracias

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    1. Buenos días, Disculpa que no te había podido responder ya que realizo otras actividades y solamente tengo libre los días Sábados y Domingos. A tu correo envié la respuesta a tu pregunta.

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  16. Hola me puedes ayudar con esta pregunta Como se desarchiva una historia clínica y preparar consultas

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  17. Buenos días, Disculpa que no te había podido responder ya que yo realizo otras actividades y solamente tengo libre los días Sábados y Domingos.
    La historia clínica que necesitas desarchivas la Ubicas en el archivo de historias médicas, tomando en cuenta el número de historia. Donde estivo archivada la historia colocas una guía para que cuando la tengas que archivar nuevamente te sea más fácil ubicar el sitio donde debe ir archiva.
    PREPARAR LA CONSULTA:
    El día anterior a la consulta, Buscar las historias de los pacientes citados
    Atiendes los pacientes por orden de llegada y por ese orden pasan al consultorio de Médico
    Das cita a los pacientes
    Suerte

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  18. Mi correo airamnoicalosnoc18@gmail.com.por favor si me puedes enviar fotos de las carpetas con su color según dígitos terminal. Marrón,azul,naranja...etc muchas gracias

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