El presente
artículo, forma parte de un servicio de divulgación de información y su
contenido no necesariamente refleja la política de la Organización Panamericana
de la Salud.
En el
Hospital Presbiteriano de Nueva York, las historias clínicas se archivan en el
sistema dígito terminal, y han encontrado que el sistema economiza tiempo y
dinero y reduce errores.
Absurdo
como parece, estamos archivando nuestras historias clínicas en base a los
últimos dígitos del número de la historia ciánica (de atrás para adelante) y
encontramos con que es una mejora sorprendente. Antes de lanzarnos a describir
los detalles del sistema será útil explicar que nos condujo a abandonar, el
sistema numérico convencional.
La identificación
de las historias clínicas por número es mucho más rápida y segura que por
nombre, y su valor es indiscutible. Sin
embargo, eso no quiere decir que necesariamente el archivar en orden numérico
consecutivo sea la mejor manera. Simplemente, ha parecido la forma más natural
de hacerlo y por lo tanto, ha sido generalmente a aceptado sin pensarlo dos veces.
Aun así tal
arreglo numérico tiene ciertos inconvenientes que se vuelven problemas cuando
se han llegado a acumular varios cientos de miles historias. El primero es en
relación al crecimiento del archivo. El crecimiento ocurre solo en un lugar, y
ese lugar, estando más activo que el resto, debe estar cerca de los teléfonos y
servicios de distribución. De otra manera, con un archivo muy activo, se
tendrán que dar miles de pasos diariamente. Para conservar estas condiciones es
necesario movilizar periódicamente todo el archivo. Esto constituye una empresa
de tal magnitud que muy rara vez se hace más de una vez al año. Se principia el
año con un número de estantes vacios que se espera llenar y efectivamente
termina el año con estos llenos. Esto significa que la mitad de estos archivos,
en promedio están siempre vacios un total desperdicio de costosos archivos y
valioso espacio. Además, está
concentración de historias clínicas activas en lugar tiende a concentrar a los
encargados de los archivos en ese lugar con la consiguiente distracción,
errores y perdida de tiempo0 No es fácil tampoco distribuir el
trabajo, en forma equitativa o asignar responsabilidades cuando la sección
final del archivo está creciendo rápidamente, mientras que las otras están
disminuyendo en actividad a diferentes velocidades. Finalmente es difícil recordar números de 6
cifras y los errores de archivo, por números equivocados, constituyen un
problema constante.
Por años
habíamos aceptado estos problemas sin darle mucha importancia. Sin embargo,
cuando por razones de expansión clínica y aumento en el número de camas hubo
de aumentarse nuestro archivo central de 300 estantes de 5 gavetas cada uno a 500, el trabajo anual de
movilizar los archivos parecía ser ya demasiado grande. Buscando soluciones
pensamos en un sistema que hace tiempo habíamos usado para combinar números
pequeños de registros y tarjetas. Utilizando únicamente el ultimo dígito de un
número de registro, éstos se repartían colocándolos detrás de guías numeradas
de 0 a 9 Así se aseguraba una distribución pareja con sólo unos pocos detrás de
caca guía y la última combinación era fácil. Nuestro actual sistema de archivo
es una ampliación de gran escala de esta
idea; solo después de estarlo usando por un par de años supimos que exactamente
la misma idea había estado en funcionamiento con éxito por algún tiempo, en
varias empresas comerciales.
El sistema en detalle es así: Nuestros 300
estantes se dividen en 100 secciones de 3 estantes cada uno numerados de 00 al
99. Dentro de éstas, las carpetas se colocan
de acuerdo a sus dos últimos dígitos.
Así las
Historias clínicas más activas y más recientes están distribuida por igual en
todo el archivo junto a las más antiguas y menos activa. Cada una de estas
tres secciones de tres estantes esta a su vez subdividida por guías en 100 sub-secciones.
Estas guías se refieren a los dígitos de en medio, Por ejemplo en las;
secciones 63 las guías están identificadas por “00-63”, “01-63” y así
sucesivamente hasta “99-63”. Cualquier
otra sección tiene idénticas guías excepto que los dos últimos dígitos difieren
en cuanto a la sección. Finalmente,
detrás de cada guía se arreglan las historias de acuerdo a los primeros dos
dígitos el más bajo hasta atrás el más alto y más activo al frente. Debido a
que nuestro archivo principal contiene historias clínicas numeradas de 610.000
a 930.000, tenemos 32 historias detrás de cada guía. En otras palabras estamos archivando
numéricamente pero en forma regresiva y por centenas, la ultima centena, luego
la centena de en medio y finalmente el primer centenar. No pensamos en un
número como 763.029 sino como:
30
|
29
|
|
(3)
|
(2)
|
(1)
|
No más movilización anual.
Esto es tan
diferente a la idea usual ó el orden numérico correlativo que puede tener un
poco de tiempo en aceptarlo. Una vez que
núestro pensamiento se ha ajustado a este concepto, sin embargo, principian a
aparecer las ventajas, El primero es que la movilización anual termina para,
siempre. Una vez que se establece este
sistema de archivo sólo es necesario retirar del archivo y enviar a la bodega
cada semana cada o cada mes las
historias clínicas más antiguas en cantidad igual a las nuevas agregadas
durante el mismo periodo. En nuestra propia experiencia transferimos en esta
forma cerca de 30.000 historias al año.
Creímos que
el distribuir las historias clínicas activas por todo el archivo obligaría al personal
de archivo a caminar más. En realidad
esto no es así, ya que cada empleado de archivo trabaja solo en su propia
sección. Ahora ya ninguno tiene que cubrir todo el
archivo como antes de manera que el resultado por lo menos para nosotros es
caminar menos. No hemos podido efectuar
estudios exactos de tiempo comparando los dos sistemas debido al cambio rápido
de personal. Sin embargo, todos los
implicados están de acuerdo enfáticamente que el trabajo en todas sus fases se hace más
rápidamente y con menos errores. La
razón, no hay duda estriba en que los encargados del archivo solo tienen que concentrarse
en dos dígitos cada vez.
La
supervisión se ha simplificado por este sistema de archivo hasta un grado que
nos asombra. Hasta que no estuvo en pleno funcionamiento no nos dimos cuenta de
cuánto esfuerzo representaba el distribuir el trabajo de cada uno
equitativamente. Aun así, nunca se obtuvo total satisfacción. Ahora, la
distribución del trabajo, por los dígitos terminales, automáticamente asegura
esa distribución equitativa de trabajo para cada auxiliar y define claramente
la responsabilidad de cada quien. Cada cual está satisfecho y las murmuraciones
han cesado como por arte de magia. Al mismo tiempo, por el hecho de que cada
auxiliar cubre un sector de los archivos, la plática y la pérdida de tiempo han
cesado casi sin esfuerzos. El adiestramiento de nuevos auxiliares que pueden
manejar 6 cifras en forma acertada es mucho menos difícil ahora cuando tienen
que tomarlas en 3 diferentes secciones. Personal auxiliar y otros encargados de
ordenar las historias clínicas encuentran que hacer las solicitudes de
historias clínicas en base a los últimos dos dígitos en vez de tener que
hacerlo por orden numérico estricto y además, pocas veces cometen errores.
La historia
clínica muy gruesa, que generalmente es ocasional, se- ha dividido en dos
volúmenes. Ahora archivamos solo el último volumen activo y el resto va en un
archivo especial.
Como se hizo
El único
problema que hemos encontrado, en este sistema de archivo dígito terminal, fue
el trabajo inicial de ponerlo en marcha. Realmente, es un trabajo enorme el
convertir un archivo de numeración correlativa, en el sistema dígito terminal.
Una manera de hacerlo es retirando del archivo original todas las historias
clínicas que terminan en 00, 01, 02, y adelante o si ustedes prefieren aquellas
terminadas en 99, 98, 97, etc. Estas historias clínicas son ordenadas en
estantes o cajones vacíos en el nuevo orden cuando el espacio disponible se ha
llenado, se comprime el archivo original haciendo espacio adicional para sus
otros grupos de historias en el mismo orden descrito anteriormente y así sucesivamente,
este proceso se repite hasta que el trabajo se termine. Es obvio decir que
cuanto mayor sea el espacio de estantes vacíos disponibles, más rápida será la
transferencia del sistema ya que el archivo original tendrá que ser trasladado
con menos frecuencia. El costo original
de convertir el archivo a un sistema de dígito terminal es compensado en pocos
años por la eliminación de los tratados anuales. El beneficio diario de inducir
a la ley de probabilidad a resolver nuestros problemas de espacio, es ganancia
neta de la misma manera como se utiliza la ley de la gravedad en otros campos.
En resumen, nosotros consideramos que este sistema es una mejora importante en
los sistemas de registros médicos lo
describimos en este articulo con la esperanza de que otras personas con
problemas semejantes a los nuestros puedan encontrarlo igualmente útil.
Referencias:
.
Departamento
de Estadísticas de Salud Organización Panamericana de la Salud oficina Sanitaria
Panamericana oficina regional de la Organización Mundial de la Salud 525
twenty-third N.W. Washington, D.C. 20037 E.U.A.
Derechos
reservados por McGrav-Hill, Inc. Dorothy Kurtz,RRl,
1950 Reimpreso con el debido permiso de Modern
Hospital, Vol. 74, Nº 3, Marzo 1950
Traducción
del artículo “They Run the Record files Backward” publicando en Modern
Hospital. Marzo, 1950.
Fuente:
Material de apoyo Universidad de los Andes.
Publicado
por Adela Ruiz.
