Hay dos maneras en
las cuales las Historias Medicas pueden arreglarse: numéricamente en las
gavetas de Archivo o en los tramos de los estantes en los Departamentos de Historias Medicas de los Hospitales.
Primero: El método de numeración
convencional o corrido. Este ha sido usado por
los hospitales desde hace muchos años desde que él procedimiento de archivar
las historias Medicas con el método numérico fue aceptado.
Segundo: El método menos convencional
conocido cómo dígito terminal ó Archivo
Numérico Inverso. Este método ha sido usado por las Compañías de Seguros o por
otras Compañías Comerciales por varios años y ha tenido éxito que los
hospitales, especialmente los grandes hospitales, que necesitan personal
extenso de archivadores, han aceptado este método.
Archivo
Dígito Terminal: Es un método, sencillo, rápido y acucioso,
el cual aumenta la capacidad del archivo, aproximadamente en el 30%.
Es un método que elimina los errores al archivar a su máxima extensión, ya que prácticamente
aparta la transposición de números que es el más común de los errores. Este
método tiene la ventaja que la persona encargada de archivar necesita recordar
solamente dos dígitos.
No es necesario nunca contar sobre 100. Al
mismo tiempo es fácil dividir la responsabilidad en un amplio departamento de
archivo. Como hay siempre diez o cien secciones, la responsabilidad por
secciones específicas podrá ser asignada individualmente con facilidad. Sin
embargo cuando se transfiere del método convencional de archivo numérico al
método dígito terminal, se obtiene un gran espacio y se arreglan completas de
archivos nuevos o el espacio disponible se podrá ver completamente vacío.
Si se organiza un departamento nuevo el
procedimiento no tiene grandes problemas, Cuando se comienza con la
transformación, es entonces el momento preciso para localizar las Historias mal
archivadas, para pedir y contar todas las historias que estén prestadas en
Consulta en los diferentes departamentos y para reemplazar las carpetas
dañadas.
Los detalles del Archivo digito terminal
puede describirse brevemente como sigue: El numero de admisión asignado al
paciente en la forma usual, sea serial unido ó
unitario, se divide cuando se escribe o estampa sobre la carpeta de la historia,
en grupo de dígito para leerlos de derecha a izquierda.
Los dos primeros dígitos en el lado derecho
del número se llaman el número primario, mientras que los dos dígitos a la
izquierda del número primario son
llamados número secundario. Si usamos el número .670187 como ejemplo este número se divide en tres partes de dos dígitos cada
una, Ej. 67-01-87.
Los dos dígitos últimos 87 forman el número primario. Como habrá muchas Historias archivadas en
la sección 87, es necesario sub-dividirlos
de acuerdo al tercer grupo de dígito así; Una historia médica con el número 670187 (número secundario) de la sección 87 (número primario) en la secuencia del tercer grupo de dígitos.
Dorothy Kurtz, C.R.L. del Presbiterian
Medical Center of Columbia, cree que ha sido la primera Bibliotecaria Medica
que adoptó este método en sus archivos, en Abril de 1951, en el número correspondiente
de la Revista de la Asociación Americana de B.H.M., describió el Archivo Dígito
terminal ó numeración inversa cómo Análoga a la Sub división del primer nombre
en un Archivo Alfabético. El número primario correspondiente al apellido el
número secundario al primer nombre y el tercer grupo de dígitos al segundo
nombre:
Así si el Ej. usado arriba 670187 se
compara con el nombre Juan Ricardo Anderson el número primario 87 corresponderá a Anderson el número secundario 01 a Juan y el tercer
grupo de dígitos al nombre del medio
Ricardo.
Los números primarios se arreglan del 00 al
99 y son asignados a las gavetas o a las secciones de los estantes. Usando la
sección 87 como un ej. Se harán
las guías para las divisiones marcadas por los números secundarios como sigues
00-87, 01-87, así sucesivamente hasta la
99-87. Dentro de cada división el
arreglo de los números se hará de acuerdo a la secuencia del tercer grupo de
dígitos.
Cuando un grupo de historias se seleccionan
preliminarmente para archivarse deberán separarse primero
en sub-grupos de acuerdo a los números primarios. Luego en cada-sub-grupo
será seleccionado numéricamente de acuerdo al número secundario. Cuando esto se
haya hecho, se empezará a archivar en las, gavetas o en los estantes, y es
solamente en este momento “que se debe poner atención a los dígitos a la
izquierda del número secundario. La historia se archiva en orden numérico del
tercer grupo de dígitos así como en cualquier otro método de archivo, por orden
numérico. Como los números más altos son las historias más activas Miss Kurtz,
recomienda archivar estas al frente de las gavetas o a la izquierda en los estantes.
Esto continua de derecha a izquierda parte
establecida para leer los números.
Con el archivo dígito terminal, las gavetas o secciones de los estantes, se llenan por igual, más bien que el final, como
es el caso cuando se .usa el método del archivo numérico convencional. Esto se debe al hecho que habrá una historia
médica con el numero primario 00, otra con el 01, otra con el 02, y así
sucesivamente hasta el 99 para cada ciento de historias médicas agregadas al
archivo, así cada sección es aumentada únicamente por una Historia Médica.
Por esta razón se reduce la tarea tremenda
que significa cambiar las historias de un cuarto de archivo a otro, cuando los archivos
están completos, lo cual ocurre anualmente, cuando se usa el método de archivo
convencional.
Esto es debido al hecho de que un grupo de
múltiples de diez pueden ser removidos periódicamente de la parte menos activa
de cada división y transferidos a los archivos inactivos o microfilmados. El método
de archivo numérico seguido, no interrumpido, es generalmente usado para la
historia inactiva o cuando se arreglan las historias para los rollos de
microfilm. Sin embargo el archivo por dígito terminal ha resultado ser un
método muy satisfactorio en cualquiera de los tipos de tarjetas pertenecientes
a las historias unitarias microfilmadas.
Una de las grandes ventajas del archivo
dígito terminal es que el trabajo podrá ser distribuido por igual entre el personal encardado de archivar. Si se necesitan cinco empleados para hacer el
trabajo en el archivo uno se responsabilizará por todas las Historias con los números primarios terminando en 00 al 19,
otro por las que terminan del 20 al 39 el tercero por las que terminen en 0 al
59 el cuarto por las que terminan en 60
al 79 y el quinto, por las que ter minan en 80 al 99 Cada empleado necesitará
recordar los últimos dos dígitos de la derecha y los dos que siguen hacia la
izquierda para su sección.
No importa cuántos números podrá tener
terminados en cual quiera del número primario, todos estarán al alcance de su mano y no necesitarán nunca contar sobre
cien.
La otra ventaja es que los errores al
archivar quedan prácticamente eliminados porque
solamente los dos dígitos de un número grande necesitarán ser recordados a la
vez. Miss Kurtz, establece también en el artículo mencionado previamente que el
único tipo de error al archivar que permanece siendo problema es el de sacar
dos historias cuando una es muy delgada. Sin embargo estos errores se pueden
encontrar más fácilmente ya que tienden a resaltar en sus sub-divisiones donde
los dos últimos números son siempre idénticos.
Han habido varias adaptaciones de este
método en los hospitales que usan un cuarto o quinto dígito; sin embargo la
sub-división generalmente más usada es la que acabamos de discutir, donde
ambos número el primarlo y el secundario consiste cada uno en dos dígitos. Es sin
duda debido al hecho qué la mayoría de los hospitales que adaptaron este
método son hospitales grandes, como un amplio y muy activo departamento de
Consulta Externa, donde el número de pacientes atendidos justifica el uso de
los seis números dígitos.
E1 método dígito terminal se adapta bien al
sistema unitario o centralizado ya que guarda las Historias en el archivo
general. Sin embargo no es muy satisfactorio para el depósito de Historias
Médicas muchos hospitales usan el método dígito terminal de archivo, en el Departamento
de Historias Medicas, cuando van a ser transferidas para el depósito y en particular
si eventualmente se microfilman.
Las
ventajas del método dígito terminal son principalmente cuatros
1.
Todas las secciones se expanden uniformemente. Esto se debe al hecho de cada vez que so lo asignan cien
números a las Historias Médicas de pacientes habrá solamente una nueva
Historiar en cada sección del archivo, únicamente, una en el grupo qué termina
en 00, una en el 01, una en el 02 y así sucesivamente.
2.
La pesada transferencia anual de las Historias médicas al depósito quedará eliminada Solamente las Historias más viejas de cada sección del archivo
necesitarán ser removidas, las diez o veinte últimas únicamente en cada sección
necesitarán ser transferidas a un solo tiempo. Esto podrá hacerse con intervalos semanales,
más bien que anualmente como generalmente se hace con el método convencional
del archivo numérico.
3. El trabajo del archivo se podra distribuir equitativamente entre los empleados,
Como el promedio de uso de las Historias en todas las secciones del archivo es
aproximadamente el mismo, queda eliminada la distribución del trabajo, de
manera de conservar el volumen de trabajo aproximadamente igual para cada
empleada de archivo.
4.
Los errores al archivar quedan reducidos al mínimo. Esto es debido al hecho que la empleada no necesitará leer más de dos
dígitos al mismo tiempo y por lo tanto no necesitará recordar números grandes.
Extensiones telefónicas para las secciones: Para mayor eficiencia en el
servicio de proveer las Historias Medicas bajo el Sistema dígito terminal se
puede ir más lejos e instalar extensiones de teléfono en las secciones del archivo de modo que las
solicitudes de la respectiva sección
de archivo sean atendidas con mayor prontitud. The New York Hospital Cornel
Medical Genter, tiene los archivos arreglados así.
Las extensiones de los teléfonos se
arreglan de manera que concuerden con el dígito terminal de la sección por ej.
el numero de extensión telefónica terminado en 00 podrá, utilizarse por las secciones 00-39; una terminada en 00 para las secciones 40-59; y así sucesivamente.
Este es un método excelente para los hospitales grandes donde las Historias
están en constante circulación y donde cada minuto cuenta para el doctor el
paciente y el empleado del Hospital en Departamentos retirados.
El color como ayuda en los Archivos: Los colores se
usan para ayudar al archivo acucioso en muchos departamentos de Historias
Medicas y su uso puede ser adoptado a las gavetas o a los estantes en los
armarios. El uso de dos colores, en general se ha encontrado adecuado. Algunos hospitales han adoptado elaboradas
combinaciones de colores, es dudoso conocer
si el trabajo extra que implica la preparación y numeración de las carpetas
está justificado por el tiempo que se toma en buscar .una historia traspapelada
o archivada erróneamente.
Control al archivar: La verdadera eficiencia
de un departamento de Historias Medicas, la prueba por la cual los médicos y el
personal del Hospital juzgan el departamento es la prontitud con la cual se
atienden las solicitudes de las Historias Medicas.
Solicitudes
y su sistema de control de calidad: Para que el
personal del departamento esté en capacidad de determinar siempre la
localización de una Historia Médica, dada una solicitud y un sistema de control
de salida de la Historia, deberá empezarse en cualquier hospital que tenga dos
o más empleados en el Departamento de Archivos. Si el paciente ha estado
previamente en el Hospital, y por rutina se envían las Historias Medicas de
las Admisiones previas a los servicios
de hospitalización, un cartón “Guía de Salida se acomodará al sacarla, en el
puesto que ocupa la Historia en el archivo.
Esta guía mostrará la fecha en que la
Historia Medica salió del Archivo y deberá permanecer en ese lugar hasta que
regrese la historia. Es aconsejable revisar los archivos periódicamente para
ver si las historias retornan al archivo tan pronto como sea posible.
Además de usar el sistema de control de
salida de las historias enviadas a los servicios en las readmisiones de
pacientes o para, referencias de un departamento del hospital o para
investigaciones y estudios de los médicos. Esto evita la confusión creada por
las interminables llamadas telefónicas y visitas de personas que esperan servicio
inmediato. El tiempo gastado en contestar las llamadas telefónicas y las
conversaciones cuando solicitan historias, podrán invertirse llenando las
requisiciones que traerán más eficiente servicio.
Cuando se usa tal sistema generalmente se
dan 24 horas para llenar la requisición, sin embargo hay por supuesto, siempre
emergencias que deben ser atendidas inmediatamente. En la mayor parte de los
hospitales hay emergencias ocasionales en las cuales una historia se deberá
sacar del departamento durante la noche o al fin de semana no hay personal
trabajando en el departamento. Esta responsabilidad deberá asignársele
solamente a una persona, en general se delega en uno de los empleados
responsables que estén de guardia.
Esta persona llenará, la solicitud y la
dejará sobre el escritorio de la Bibliotecaria de historias médicas para que la
vea a la mañana siguiente. Si la historia regresa antes de la mañana, se
colocara junto con la solicitud, pero nunca se colocara de nuevo en su sitio en
el Archivo.
Previniendo
errores al archivar: Al pasar, los años se han
adaptado a las necesidades del Hospital ciertas prácticas de archivo de las
oficinas de negocios mundiales. Ellas no solamente ayudan en el procedimiento
actual de archivar las historias médicas sino que también ayudan a llenar al mínimo
los errores al archivarse algunos son:
1.
Responsabilizar de los archivos a una sola persona.
2.
Archivar una sola vez si es
posible; si no, archivar al menos una sola vez al día teniendo cada día al
finalizar las labores diarias todo completamente archivado.
3.
Hacer qué el archivador revise
cuando vaya a archivar el nombre y numero de la historia comparándolo con el
que está escrito sobre la carpeta.
4. Archivar el material detrás de las guías (colocar las carpetas o
tarjetas en frente de las guías es una indicación de que la persona no ha sido enseñada
apropiadamente.
5. No permitir el acceso a
los archivos a ninguna persona que no sea del personal del archivo o alguien
que esté especialmente responsabilizado para el efecto cuando el personal del
departamento no está trabajando.
6.
No replete demasiado las gavetas
de los archivos o los tramos en los estantes Esto aumenta el trabajo y costo
del archivos ya que se toma más tiempo para archivar cuando hay
necesidad de forzar una historia en su puesto respectivo en la gaveta.
Localizando
errores del archivo: Algunos métodos que
materialmente dan más rapidez en el proceso de encontrar las carpetas traspapeladas
se han adoptado también del mundo comercial. Entre ellas están:
1. Busque por transposición de los últimos dígitos del número ó de los
cientos o miles.
2. Busque errores de archivo del “3” bajo el “5” o del “8” y viceversa; y del “7” ó “0” bajo el “9”.
3. Revisar en el grupo de los cientos los números que preceden o siguiendo
como 485 bajo 285 o bajo otra combinación similar.
4. Revisar por si hay transposición del primero y último número.
5. Revisar la carpeta antes y después de la que necesita. Algunas veces
sucede que la carpeta se mete dentro de otras más bien que en medio de dos.
carpetas.
Periodo
de retención: La cuestión de cuánto tiempo las
historias medicas deben guardarse, está regida por tres factores;
1. EL período de tiempo que deben guardarse
para servir las necesidades del paciente. Se piensa que la información
necesaria para el presente cuidado de un paciente no podrá obtenerse de una historia
que sobrepase los 25 años. Muy raras veces dicha información se ha podido
obtener dé una historia que oscile entre 15 y 25 años. Los datos más
frecuentemente necesitados son aquellos que puede servir como certificados de defunción, comprobación de edad nacionalidad
verificación de relaciones familiares o de residencia. Esta información
generalmente se puede conseguir en el Registro de pacientes o pueden
conservarse en tarjetas sumariales. Una vigilancia cuidadosa deberá hacerse
antes de tomar una decisión sobre la disposición de historias médicas de modo
que no sean destruidas antes de que hayan llenado todas las necesidades
legítimas y antes de haberse establecido definitivamente que toda información
básica podrá ser conseguida en alguna forma en caso de necesidad.
2. El
período de tiempo que deberán guardarse para satisfacer
las necesidades legales: Esto varía de país. En la mayoría de los estados el estatuto
de limitaciones por lesiones corporales en adul tos es menor de 25 años.
Un paciente podrá ejercer sus derechos de
demandas por lesiones personales sufridas durante su minoría de edad dentro del
tiempo especificando por el estatuto de limitaciones (2 años en la mayoría de
los estados) después de haber alcanzado su mayoría de edad.
3. El periodo de tiempo que deberá guardarse para las investigaciones y estidios: Esto por supuesto varía con el tipo y tamaño del hospital y con los
médicos del staff. Será determinado con el
tipo y tamaño de acuerdo con el Director del Hospital. En un tiempo se dieron recomendaciones
de conservar las historias indefinidamente, luego desde que los seguros de
hospitalización se hicieron populares los hospitales tiene mucho más pacientes,
lo cual a su vez aumenta el número de historias médicas para archivar.
Por lo tanto el aumento de reconocimiento
del valor de una historia médica adecuada causa que las historias en sí
aumenten de volumen.
Así los problemas del archivo y depósito en
todos los hospitales se vuelven agudos. Por esta razón la Asociación Americana
de Hospitales tomo la vigilancia y concluyó estableciendo que: “Ha considerado
suficiente retener la información básica en las tarjetas índices sumariales en
casos que tengan más de 25 años”.
En el otoño de 1947 la Reunión de Delegados
resolvió que la preservación permanente de las Historias Medicas es un derroche
económico, y que tales historias pueden ser consideradas, en general, haber
servido su propósito y podrán ser elegidas para su destrucción después de 25 años, excepto si han sido específicamente prohibidos por ordenanzas,
estatutos, leyes o reglamentos.
Fuente: Material de apoyo de la Universidad de los Andes
Publicado por Adela Ruiz
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