La necesidad de la preservación
indefinida de las Historias del Hospital, ha llegado a ser más aparente con la
demanda creciente de la presentación de tales historias en la corte. Esta
pregunta se hace frecuentemente: ¿Cuánto tiempo han de guardarse las Historias
Médicas?. Legalmente los Hospitales
en la mayoría de los países no están obligados a guardar las Historias por un
período indefinido de tiempo.
La Asociación Médica Americana
y el Colegio de Cirujanos, formalmente recomienda que sean guardadas
indefinidamente. Esta recomendación, es hecha para beneficio del paciente, del
hospital, del médico. Esto es para referencias en subsecuentes enfermedades
del paciente, para protección en los casos médico-legales.
En 1.947 en la conferencia de
la Asociación Americana de Hospitales, se aprobó la destrucción de las
Historias después de 25 años, siempre que se preserve un sumario apropiado de
cada Historia. Se hará excepción para las historias que han sido solicitadas en
nombre de la ley, las cuales se guardarán indefinidamente.
Admitida la necesidad de la preservación
de las Historias Médicas, debemos considerar los medios adecuados para un
depósito permanente.
Microfilm
Historia:
Microfilmar, considerado
generalmente como una técnica nueva, ostenta un linaje distinguido desde los
primeros días de la fotografía.
En 1841, solamente dos años
después de la introducción de la fotografía por Daguerre, Dancer, un
microscopista y fotógrafo inglés, tuvo éxito al reproducir un billete hecho a
mano impreso de 14 pulgadas de largo, en un negativo de un cuarto de pulgada de
largo. De aquí se originó el microfilm de las Historias.
El correo V. considerado como
una de las maravillas de nuestro siglo, fue
duplicado hasta cierto punto, durante la guerra Franco-Prusiana de 1870- 71. Un
fotógrafo francés, Dragón, desarrolló un plan donde imprimían cartas en hojas
grandes y luego se reducían fotográficamente a 50 x 70 cms. como veinte de
estos delgados films colodiones (gelatinosos) podían ser encerrados en el canon
de una pluma de ave y ser transportados por una paloma mensajera, cuando
anteriormente una hoja delgada de papel de dos o tres pulgadas cuadradas era
peso máximo que podía transportar una paloma. A su llegada a París, el film se
proyectaba sobre una pantalla y era transcrita por copistas. Cuarenta copias de
cada despacho se hacía y se enviaban cada vez, debido a la alta mortalidad de
las palomas mensajeras por el frío y por los halcones interceptores empleados
por los prusianos. Algunos de los despachos originales microscópicos existen
todavía y pueden leerse sin dificultad.
Este método que probó ser de
gran valor durante el tiempo de guerra, era muy costoso ser utilizado en el
tiempo de paz y por lo tanto el proceso no pudo ser desarrollado por más de
medio siglo.
Durante la década entre 1930 y
1940, hubo una gran expansión en el desarrollo y uso de la microfotografía
debido a las condiciones y métodos que bajaron los costos. Para ese entonces
cesó de considerarse técnica fotográfica para convertirse en administración de
historias y sistemas de control. Fue
usado al principio mas por los bancos, compañías de; seguros y hospitales,
siempre alertas para utilizar y adaptar las técnicas de negocios en su propia
ventaja, realizando la tremenda economía de espacio que pudo obtenerse filmando
las historias viejas que aumentaban Tapidamente y llenaban el espacio en el
depósito lo cual constituía un problema en la mayor parte do los hospitales.
Ventajas y desventajas
Hay por supuesto, ciertas
ventajas y desventajas al filmar las historias. Las ventajas que han aparecido
en la práctica son:
1. Salvan espacio: Las Historias contenidas en
una gaveta de archivador puede ser
usualmente filmadas en un rollo de película de 100 pies y la película mide 4 x 4
x 1 pulgadas. Estimándose que el 98 % del espacio puede ser economizado.
2. Accesibilidad: Las películas
podrán ser guardadas en el Departamento, de Historias Médicas y estarán listas
para cualquier momento. Estantes altos y montones en las gavetas quedarán
eliminados y reduciendo el peligro de los accidentes.
3. Las
Historias quedarán resguardadas, ya que no será fácil meterse con ellas.
4.
Eliminación de errores al archivar: Archivar una Historia erróneamente
será algo imposible después que las historias han sido microfilmadas.
5. Salvan tiempo: Archivando las películas
en el Departamento de Historias, elimina el tiempo consumido en ir y venir al
depósito de Historias Médicas en busca de las historias viejas. Tiempo salvado
es dinero salvado,
Desventajas:
1.
Inconveniencia
para el estudio:
Las investigaciones no se harán tan fácilmente de las historias microfilmadas
como se podría hacer de las historias microfilmadas como se podría hacer de las
historias originales.
2.
El
material es importado y muy costoso.
3.
No
hay una ley aprobada en Venezuela.
Vida y durabilidad de las películas:
La expectativa de la vida de las películas .es
la misma que la del papel conteniendo 100%
de trapo, que es aproximadamente de 100 años. Si después' de muchos años, se
teme que la película no vaya a durar mucho, podrá ser impresa en positivos y re
filmada. Cuando se necesita usar en cualquier momento una historia positiva podrá
obtenerse dicho positivo muy rápidamente los proyectos de hoy día, se han hecho
de una manera que un papel sensibilizado podrá ser insertado y un positivo
hecho y desarrollado en pocos minutos. Un cuarto oscuro podrá prepararse en el
Departamento de archivo para tales desarrollos o podrán obtenerse también en
los laboratorios de RX o fotográfico del hospital.
Las películas usadas tienen
una base de acetato de celulosa como equivalente en las hojas originales desde el
punto de vista de riesgo de fuego. La película se quemará tan ligero, pero no
tan fácilmente como el papel, y mientras que las películas ocupan
aproximadamente 1/100 del espacio ocupado por las historias originales, el
riesgo del fuego estará realmente reducido en esta proporción.
Aceptación legal: En 1939 la corte suprema de
los EE.UU. en caso donde se discutía la admisibilidad de las historias
microfilmadas, se declaró y estableció, ‘'que ellas constituyen no una
evidencia secundaria, sino una evidencia primaria".
Cuando se recibe una citación
de demanda y la historia solicitada está microfilmada, en el rollo de película
se llevará a la corte. Es de responsabilidad del abogado apoderado del caso
proveer los medios de leer la historia.
El hospital ha cumplido con la
orden de la corte facilitándole la historia.
Como no existe un tiempo
específico limitado por la ley para preservar las historias, es aconsejable
guardarlas en su forma original durante el tiempo previsto en el estatuto de
limitación. El tiempo varía en los distintos países. En el caso de los niños,
el estatuto de limitación no podrá empezar a contarse hasta qué el niño no
haya alcanzado la mayoría de edad (21 años) la historia de un recién nacido por
ejemplo, deberá guardarse de cierto modo por espacio de 21 años, mas el tiempo
requerido por los estatutos de limitaciones. Si se guardan en películas estarán
tan fácilmente accesibles como si estuvieran guardadas intactas en los
originales y llenarán plenamente las necesidades.
El tiempo que las historias
médicas se guardarán intactas varían con las diferentes Instituciones. En
hospitales docentes y otros con amplio porcentaje de readmisiones, deberían
guardar sus historias como un todo al menos por un período de 10 años si fuera
posible. Hay veces que se necesitan comparar dos historias si una serie de
estudios ha comenzado, y si ambas historias están en el mismo rollo de película
sería imposible hacerlo. Si no se encuentra en el mismo rollo de película
podrán por supuesto ser comparadas solamente mediante dos proyectores. Algunos
hospitales podrán preferir guardar sus historias intactas, durante el tiempo
que se usen para estudios, pero por lo regular no lo pueden efectuar por la
escasez de espacio. En cualquier caso, parece mejor
guardarlas intactas al menos hasta la expiración del tiempo requerido por los
estatutos de limitaciones.
Reparación: Muchos problemas deberán ser
resueltos antes de empezar el trabajo actual de filmar. Se deberá hacer una
supervisión del número de readmisiones, del período de tiempo cubierto por
estas readmisiones, y de la cantidad de investigaciones hechas por la
institución, de manera de determinar el período exacto que debe ser filmado. Se
deberá decidir, cuando la historia toda se filmará o cuando deberá excluirse
ciertas partes. Algunos hospitales excluyen las notas de enfermeras, otros
excluyen ciertos tipos de casos, etc. por supuesto que una tal determinación o
decisión deberá ser hecha por el Director del Hospital.
El tiempo necesario para la
preparación, varía por las diferentes instituciones de acuerdo con la
condición de la Historia que va a ser filmada.
Si las historias que van a ser filmadas, están acomodadas en el orden
standard, un reacomodo en secuencia uniforme, debe hacerse al tiempo de la
filmada.
El período
preparatorio podrá ser largo, pero se economizará tiempo y gastos cuando se
busque una información de alguna película. Las hojas extras que se guardan como
protección en el momento de la hospitalización, tales como listas de ropa,
podrán ser descartadas en esta oportunidad. Se deberán eliminar hojas en
blanco, y cualquier caso no vital en el respectivo caso y lo que no se necesite
para estudio, debe ser removido.
El tipo de sujetador usado, es
un factor importante en el tiempo que necesite para hacer el trabajo
preparatorio. Si remover los sujetadores usados en las historias
corrientemente, es dificultoso, un cambio deberá sustituirse tan pronto como
sea posible, si se tienen proyectos futuros para la microfilmación de las
historias.
El trabajo de encontrar
historias en películas, es rápido si el número está escrito en cifras grandes
en una hoja de papel que precederá la historia.
La edad del paciente deberá
ser cuidadosamente revisada, durante la preparación en aquellos hospitales que
destruyan las notas de las enfermeras o cualquier otra parte de la historia.
Se deberá recordar que la historia entera se deberá preservar en las películas
en los casos menores, ya que el estatuto de administraciones por demanda por
acciones negligentes no podrá empezar sino hasta que tenga 21 años de edad.
Procedimientos de filmación: la filmación actual es un
proceso sencillo después que el trabajo de preparación está completo. Se piensa
generalmente que cualquiera puede hacer la filmación,
tenga experiencia o no, la voluntad, con que se haga el trabajo y el tipo de trabajo
depende enteramente del fotógrafo para un buen trabajo la persona deberá ser
capaz de mantener un ritmo igual al colocar las hojas en la máquina. El trabajo
de filmación se recomienda hacerlo una sola persona cuya familiaridad con la
máquina y el trabajo tiene por consecuencia desarrollo de la velocidad. Las hojas se meterán en la máquina tan ligero como
lo crea posible el fotógrafo, las cuales pasan a través del contador mecánico,
tabula las hojas filmadas o las impresiones como se le dice en el lenguaje la
filmación. El gaje se acomodará para el espesor de las hojas que van a ser
filmadas y la máquina automáticamente rehusará operar si mas de una hoja se
acomoda al mismo tiempo. El preparador sabrá cuando su máquina está trabajando
apropiadamente por medio de luces. Si la luz no prende, el operador sabrá que
algo no está marchando bien, ya que la luz se prende cada vez que una hoja es
filmada. Aunque el motor siga trabajando, en el único momento que la película
se está usando en cuando la luz está prendida.
Si el equipo se va a alquilar,
es aconsejable tener todo el trabajo preparado, hecho antes que la filmación
empiece o al menos lo suficiente para que mientras unos preparan el material,
el fotógrafo vaya filmando. Cuando ya el trabajo está preparado, dos personas
preparando material son suficientes para mantener una, ocupada filmando.
Antes de que las hojas
originales se destruyan, cada película deberá ser corregida de algún defecto
de filmación, defectos hechos durante el desarrollo del proceso o causada por
fallas mecánicas en la máquina. Si los trabajadores hacen el trabajo
preparatorio acuciosamente y el fotógrafo a su turno revisa a medida que va
fotografiando, será perder tiempo revisando cada hoja por separado en la
historia original confrontándola con la película. Después que se ha determinado
que el rollo está satisfactorio, la caja en la cual va a ser archivado deberá
marcarse. Cuando se ha hecho esto, entonces las hojas originales podrán ser
destruidas.
Cuando sale al
mercado un nuevo equipo fotográfico, los métodos de operación de las máquinas
podrán variar, pero el método de preparación de materiales para filmar será
siempre el mismo.
Métodos de numeración serial unitario
para filmar.
El objetivo primario de todos
los hospitales de filmar las historias es ahorrar espacio y por supuesto,
aquellos hospitales que usan un sistema unitario de numeración. Con un método
las películas podrán ser cortadas y las nuevas admisiones insertadas en las
viejas. Esto podrá hacerse por períodos anuales, o de cinco a diez años.
Otro método os usar películas en
lista o franjas en lugar de rollos. Se puede obtener tarjetas con bolsillos con
tiras cortadas para las inserciones de las películas y podrán ser archivadas en
los sobres que contienen la parte de la historia que no está filmada lo cual
mantendrá la unidad. Hay proyectores especiales para el uso de estas películas
en franjas con el método de primero es necesario cortar la película frecuentemente,
esto es tedioso y cada cortada debilita la película. Con el segundo método hay
siempre la posibilidad de que se pierdan las franjas cortadas de la película.
Se necesita un lector especial
para cualquiera de estos métodos esté la película en rollos o en tiras.
En el sistema unitario, las
historias activas (aquellas en que los pacientes que han regresado dentro de un
periodo dado tal como dentro de los cinco años últimos, o los pasados diez años), encontrados
en el grupo que va ser filmado, podrán traerse a un número corriente unitario.
Se archivarán en los archivos actuales de modo que no tenga peligro de ser
microfilmada por un largo período de tiempo. Si el paciente continuo estando activo cuando
llega de nuevo el tiempo para la filmación de las historias, podrá repetirse el
proceso. Si se sigue este procedimiento se deberá tener cuidado de poner un
marcador que indique el nuevo numero para el cual se ha cambiado la historia.
Este nuevo número también se deberá indicar en la tarjeta Índice de pacientes,
en su tarjeta de registros y en otros reportes pertinentes. Este procedimiento
provee un cambio en el cual las historias unitarias inactivas podrán ser
filmadas, mientras que las historias activas se mantendrán accesibles en los
archivos corrientes, esto está generalmente de acuerdo con la Bibliotecaria de
Historias Médicas experimentadas que saben que investigaciones se hacen raras
veces de las historias filmadas. El valor para las investigaciones queda perdido
después que las historias han sido microfilmadas y el microfilm es lo único
considerado de valor cuando de economizar espacio se trata.
Si se usa el
método serial de numeración todas las historias previas son traídas al número
nuevo, lo cual constituye un solo expediente, aunque no se use el método
unitario. Con este método las historias de .readmisiones son generalmente traídas
al nuevo número y por lo tanto no se filmarán hasta que no sean dejadas de usar
frecuentemente. Una supervisión de varios hospitales mostró que si un paciente
no se readmite durante un periodo de cinco años, no se readmitirá nunca más. En
algunos casos se podrá hacer un positivo de la película y añadirlo a la
historia presente o también hacer un extracto y añadirlo a la historia, lo
primero es por supuesto preferible.
Proyección: para referencias de las
historias filmadas se usa un proyector especial parecido a las pantallas de
Rayos X; estos proyectores amplían las fotos
al tamaño original de las hojas de las historias. El proyector también podrá
ser utilizado, si es necesario, para desarrollar un positivo de la película
usando un papel sensibilizado.
El microfilmar las historias
es el método mejor conocido para economizar espació en el depósito, pero es
dudoso cuando podrá ser utilizado con un sistema central unitario donde todos
los datos pertenecientes al paciente, están en constante uso en cada readmisión.
Este es el método superior de depósito en los hospitales en los cuales el
espacio es de sumo interés.
Archivos de depósito situación.
El depósito de las historias
médicas deberá estar situado directamente debajo del Departamento de Historias
Médicas, si es posible de otra manera deberá tener un sitio conveniente de
acuerdo con las posibilidades del hospital. El cuarto seleccionado deberá ser
seco airado y mantenido a una temperatura moderada. Deberá estar bien
iluminado, con luces situadas entre las filas de modo que los números en las
cajas o en los estantes puedan estar bien iluminados. Se deberá tener una mesa
de trabajo.
Métodos de archivo:
Estantes o armarios deberán
construir de veinte pulgadas de profundidad y diez pulgadas de alto, con
soportes situados cada dos pies. Estas medidas se aplican para los depósitos de
historias, no importan que estén en cajas o directamente sobre los estantes.
Las cajas mantienen las historias libres del polvo.
En ellas caben aproximadamente
cincuenta historias cuando el método serial de numeración está en uso. El número
de las historias guardadas en cada caja, deberá ser anotado en frente de la
caja.
Si no se puede afrontar el
gasto de las cajas, las historias podrán ser acomodadas en los estantes, y en
cada anaquel la numeración correspondiente a las historias depositadas allí. Así las historias están directamente en los
estantes los soportes podrán estar situados cada tres pies ya que el peso no
será tan grande como cuando se usan cajas.
Sumario: Si hay espacio y se hacen
investigaciones, lo mejor es guardar las historias intactas. Pero si el espacio
es de gran interés, las ventajas del microfilm serán superiores a las
desventajas. Son necesarias modificaciones de los sistemas existentes si se va
a utilizar el microfilm y no dudamos encontrar varias de nuestras ideas
cambiadas, si nos conservamos alertas en el rumbo de los conocimientos.
Fuente: Material de apoyo Universidad de los Andes
Publicado por: Adela Ruiz
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