Gran parte de la discusión de los
tópicos sobre admisión, consulta externa y emergencia se cubre en la materia de
administración. Aún así, se ha decidido incluir nociones generales sobre estos
servicios en la materia de registros médicos ya que un número de funciones que
se llevan a cabo en éstos, tienen estrecha relación con el departamento de
registros médicos. Es en estos servicios donde generalmente se inicia la
historia clínica, la tarjeta índice de pacientes, se lleva el control de citas,
se recolectan estadísticas, y se realizan otras funciones que no podrían
desligarse de las funciones que relacionadas a éstas se llevan a cabo en el
departamento de registros médicos. Por otro lado, es en el departamento de
registros médicos donde se guardan y controlan las historias clínicas.
Las líneas de autoridad de estos
servicios y/o departamentos varían de un hospital a otro y de un lugar a otro.
En algunos lugares cada servicio y/o departamento, según sea el tamaño,
organización y capacidad del hospital, puede contar con un jefe (a veces
médico) que dirige separadamente cada uno de ésos. En otros lugares, una sola
persona puede dirigir y coordinar estos tres servicios y/o departamentos. En
otros puede haber un coordinador por cada uno dé éstos, sólo por algunas horas
diarias y el personal administrativo (personal responsable por admisiones,
historias clínicas, citaciones y otras tareas relacionadas) está bajo la
dirección del jefe del Departamento de Registros Médicos. Por lo mencionado
anteriormente y otros factores, es que se considera que el técnico de registros
médicos deberá conocer la organización y funcionamiento de admisión, consulta
externa y emergencia.
La denominación administrativa de
estas unidades varía de acuerdo con la organización funcional de cada
establecimiento. En algunos se les denomina departamentos, en otros servicios,
y en otros divisiones, Para fines de estos artículos nos referiremos a admisión
y emergencia como servicios y a consulta externa como departamento.
Sección de Admisión.
Admisión podría considerarse como una
sección que atiende los pacientes que serán admitidos al hospital procedente
del servicio de emergencia, del departamento de consulta externa, de otros
establecimientos o de lista de esfera.
De acuerdo al Manual de Prácticas y
Procedimientos de Admisión de la Asociación Americana de Hospitales, este
servicio se considera como el centro nervioso del hospital y de acuerdo con las
normas que existen dirige el movimiento de pacientes dentro del hospital y
actúa como seleccionador a través del cual deben pasar todos los pacientes.
Siguiendo esta línea de pensamiento,
nos preguntamos si este servicio se limita solamente a atender los pacientes
que van a ser hospitalizados en el hospital o si también se procesan las
inscripciones de los que llegan por primera vez a la consulta externa. De
acuerdo a la clasificación que se ha dado por tipo de paciente en el hospital,
se considera que hay dos tipos: interno y externo.
Paciente interno: Un paciente de
hospital a quien se proporciona alojamiento, alimentación y servicios continuos
de enfermería general en un área del hospital en donde los pacientes permanecen
por lo menos durante una noche.
Paciente externo. Un paciente de
hospital que no es un paciente interno, ni de atención a domicilio, ni paciente
diurno o nocturno de hospital, durante el tiempo que recibe servicios en una de
las instalaciones del hospital.
Estos pacientes se clasifican como: 1)
ambulatorios (de consulta externa), 2) de emergencia 3} referidos (generalmente
vienen a la consulta externa referidos de otro hospital u oficina de médicos
para algún análisis o tratamiento especial), y 4) domiciliarios.
Tanto para el paciente interno como
para el externo es necesario registrar información de la atención que ha
recibido, en algún tipo de historia clínica,
El establecimiento puede adoptar
diferentes patrones para la organización y funcionamiento de este servicio. No
obstante, para poder llevar a cabo una labor eficaz en el mismo sería necesario
contar entre otros aspectos con los siguientes:
1. Normas
2. Ubicación
y dependencia
3. Espacio
e instalaciones
4. Personal
y sus funciones
5. Relaciones
con otros departamentos
1.- Normas
Para que el servicio de admisión
funcione en forma ordenada y así conseguir el objetivo de tramitar correcta y
rápidamente el ingreso de los pacientes, es necesario establecer normas y
procedimientos claros y concisos. Estas normas deberán de abarcar todo lo
relacionado a cómo debe llevarse a cabo las funciones asignadas a este servicio
y cumplir así con los objetivos establecidos.
No se trata en detalle sobre la necesidad de normas ya que la misma se
cubre en las clases de administración.
2.- Ubicación y dependencia.
Este servicio deberá de estar ubicado
tan cerca como sea posible de la entrada de los pacientes y cerca de los otros
servicios que estos pudieran utilizar antes de ser hospitalizados, tales como
laboratorio, rayos X, el departamento de Registros Médicos y otros.
El tipo, tamaño y complejidad del
establecimiento así mismo como el tipo y número de pacientes a ser atendidos,
pueden ser factores que afectan la organización jerárquica, de este
servicio. En algunos lugares puede
depender directamente de la administración del establecimiento y tener un
director que puede ser administrativo o médico. En lugares donde se designa un médico,
generalmente se hace por razones del elevado número de pacientes que llegaron
al hospital para ser hospitalizado sin haber sido previamente evaluados por un
médico.
En otros lugares este servicio puede
ser dirigido por el director del departamento de consulta externa ya que
generalmente ambos ambientes están cerca uno del otro. En otros,
admisión es una oficina que se ubica en el local del departamento de
registros médicos y es atendida por personal de este departamento. En otros,
puede ser un ambiente separado; pero el personal administrativo queda bajo la
supervisión del director del departamento de registros médicos. Puede variar de
lugar en lugar.
3.-
Espacio e instalaciones
Deberá proveer espacio suficiente para
acomodar al paciente y sus familiares y que brinde las facilidades para que
éstos puedan tener una entrevista reservada. Hay mucha información de
naturaleza muy confidencial para el
paciente que él no desea sea escuchada por otras personas a su alrededor con
quien no tiene relación alguna.
Es conveniente contar con escritorios
pequeños o mostradores, pero con facilidad para escribir a máquina y colocar
los formularios necesarios. Debería
contar también con sillas suficientes para el paciente y los familiares. Ejemplo, muchas veces llega a este servicio una madre
con varios niños.
El local de espera deberá ser amplio,
para acomodar a todas las personas que llegan y que no se interrumpa el
movimiento de pacientes y otras personas.
En algunos establecimientos han
considerado conveniente tener el índice de pacientes en admisión. De esta manera se identifica al paciente en
el momento que llega y evita duplicación de números, o sea asignarle dos números
distintos.
4.- Personal y sus funciones
Aunque la cantidad de personal; puede
variar de acuerdo a la organización que cada establecimiento haya seleccionado;
para efectos de este tópico en particular nos referiremos al funcionario de
admisión. El cargo de funcionario de admisión cada vez recibe mayor importancia
dentro del establecimiento. Además de sus funciones relacionadas con el manejo
de la admisión del paciente, también contribuye a un buen programa de
relaciones públicas. Esta persona siempre deberá, tener en cuenta las responsabilidades
que tiene en el hospital con respecto a la comunidad. Mucho se ha escrito de las características que este persona
debe poseer, en las que se mencionan; ser amable; tener una personalidad
agradable; tacto para atender al público (pacientes, familiares, la prensa, la
policía entre otros); cooperador; y tener gran sentido de comprensión hacia los
problemas del pacientes. Además debe de ser eficiente, de manera que la
admisión se realice sin retardo. Durante la entrevista con el paciente y sus
familiares debe de demostrar diplomacia, ya que algún tipo de pregunta podría
perturbar al paciente. Muchos pacientes resienten ciertas preguntas y más bien
se sienten avergonzados al contestar. Otra característica que debe poseer es la
de ganarse la confianza del paciente. De esta manera puede obtener de éste,
información más completa. Además del trato con el paciente y familiares también
debe observar buenas relaciones con el resto del personal del hospital.
El número de este personal que debería
haber en el servicio de admisión dependerá del grado de la complejidad del
establecimiento funciones asignadas y volumen de pacientes a atender
diariamente. En algunos lugares, el servicio de admisión necesita de este
personal las 24 horas del día, 7 días a la semana. En otros lugares, sólo
cubren el servicio hasta 10 u 11 de la noche, y luego otro personal que también
tenga que hacer tumos, como enfermeras, personal de archivo y otros podrían
desempeñar esta función durante el resto de la noche y fines de semana o días
festivos. Entre las funciones que corresponden al personal de admisión se encuentran
las siguientes:
- Mantener
completo control sobre la iniciación de los documentos que se refieren a la
admisión del paciente. Entrevistar al paciente e iniciar los formularios
básicos para el paciente que va a ser admitido.
- Notificar
a los diferentes departamentos del hospital que tienen relación con la admisión
del paciente tan pronto se admite a éste.
- Recibir
información de los departamentos sobre el egreso de los pacientes y enviar esta
información a los departamentos que la necesiten.
- Mantener
el control de camas.
- Formular
las instrucciones específicas para la admisión y salida de pacientes.
- Comunicar
a los pacientes y a sus parientes en forma exacta y completa las normas
hospitalarias pertinentes.
- Controlar
los ingresos y egresos.
- Llevar
las estadísticas necesarias.
- Controlar
los números usados.
- Llenar
la tarjeta índice de pacientes y preparar la carpeta del expediente.
- Controlar
la lista de espera si es que existe.
- Otras
que resulten según la organización del hospital.
5.
Relaciones con otros departamentos
El servicio de admisión se relaciona
con casi todos los demás servicios y departamentos del hospital. Es importante
que exista una estrecha coordinación entre estos para la mejor atención al
paciente y buen funcionamiento del hospital.
Consulta externa
organización y funcionamiento
La consulta externa es una parte
esencial de todo hospital pero en nuestro medio ambiente no ha recibido la
importancia que merece. La consulta externa provee el primer, y a veces el
único, contacto de la comunidad con el hospital. Es imprescindible tener un departamento de
consulta externa bien organizado para garantizar un servicio eficiente y
adecuado a los pacientes. En ésta se aceptan pacientes formalmente, que no
ocupan una cama o una cuna, y van a recibir servicios médicos, dentales y/u
otros servicios. En algunos lugares se los denomina servicios ambulatorios o
periféricos. Las consultas se dividen según las especialidades que hayan
establecidas, ejemplo: Traumatología, Dermatología, Nefrología, Cardiología y
otras.
El paciente que visita la consulta
externa constituye, en gran número, de casos, un paciente que está en las fases
más tempranas de su enfermedad y si esta consulta provee un sistema de
diagnóstico y tratamiento efectivo se puede ofrecer un servicio evitando en
muchos casos las complicaciones que ocurren en las etapas más avanzadas de las
enfermedades. También se puede utilizar, en esta consulta, medidas para el
paciente, sus familiares y quienes lo rodean. La consulta externa organizada
con instalaciones adecuadas para diagnóstico y tratamiento reducen las
necesidades de hospitalización de los pacientes y por lo tanto los gastos económicos
de las instituciones hospitalarias. Es por esto y por varias otras razones que
creemos firmemente en la necesidad de una buena organización y funcionamiento
de la consulta externa.
Organización.
1. Planta
física e instalaciones.
Es preferible que la consulta externa
esté localizada en una sección del hospital donde el tránsito de pacientes no
interfiera con la función de éste. La planta física debe proveer un área de
espera lo suficientemente amplia que
ofrezca una espera agradable al número de pacientes que concurran
diariamente.
Se debe proveer un ambiente acogedor
al paciente con servicios sanitarios, agua potable, etc. Debe haber un área
inmediatamente adyacente el área de espera que sirva como lugar de control e
información donde el paciente se dirija para recibir información y donde se
complete los formularios requeridos por el hospital.
La localidad del servicio social en
una posición cercana es muy útil para la evaluación económica del paciente.
Además de los cubículos de examen (cuyo número
será determinado por el volumen de pacientes) es conveniente tener salas
para cirugía menor, cistoscopia, procedimientos especiales, y para
procedimientos ortopédicos. Las instalaciones para oftalmología, oídos, nariz y
garganta, se determinan de acuerdo al volumen de pacientes que se ven.
Se necesita espacio para el personal
secretarial, las enfermeras, la dietista, la educadora en salud, y para el
director, coordinador o administrador del departamento de consulta externa.
2o. Programa de consulta externa.
Debe haber un programa de consultas
organizando de tal suerte que se logre una
mejor utilización de las instalaciones evitando duplicidad de gastos y
el que haya espacios sin utilizarse en ciertas días en particular. El número y
la clase de consulta a ofrecerse dependerán del tipo de demanda de servicios médicos en el área que le sirve.
Ejemplo: puede que en un área haya que hacer sólo una consulta de urología ya
que hay otros hospitales adyacentes que también ofrecen servicios urológicos a
la misma población.
2. Tipo de pacientes.
Los pacientes que se atienden en
consulta externa generalmente son pacientes "nuevos” y
"subsecuentes" Algunos pacientes "subsecuentes,! se presentan a
veces inesperadamente y hay que atenderlos. A continuación un esquema de los
pacientes que se reciben en la consulta externa diariamente:
Pacientes
nuevos
Pacientes egresados de los servicios
de hospitalización que necesitan seguimiento (nueva en la consulta).
Pacientes referidos en otras
instituciones.
Pre-consulta (pacientes que vienen por
su cuenta).
Pacientes que han sido referidos de
otra especialidad dentro de la consulta externa y de urgencia.
Ejemplo: cardiología refiere a
odontología.
Pacientes
Subsecuentes
Pacientes citados (cita previa).
Pacientes no citados que se presentan
al hospital fuera del día de su cita, ya sea porque se les ha presentado un
nuevo episodio o porque su condición ha empeorado y no pueden esperar la
próxima cita o porque viene de lejos.
4.-
Citas y registros de las mismas.
Es recomendable establecer un sistema
de citaciones para los pacientes que tienen que continuar tratamiento, y así
controlar el número de pacientes que cada médico pueda atender en cada
consultorio. Además, las historias clínicas de pacientes citados se pueden
obtener del departamento de registros médicos con anticipación a la fecha de la
consulta.
Se deberá contar con normas
específicas que determinen la forma en que se atenderá a los pacientes, cuándo
se les dará cita para recibir servicio de especialidades, horarios de consulta
externa y otros aspectos, Las citas deberán ser programadas de la manera que
sea más conveniente para los médicos de la consulta externa y para el establecimiento. El método
de proveer la cita al paciente puede variar de un establecimiento a otro y éste
puede ser: centralizado o descentralizado.
Centralizado
E1 personal administrativo necesario
se ubica en un sólo lugar y los pacientes de diferentes consultorios pasan a
obtener su cita. Este lugar debería
estar convenientemente ubicado para los pacientes de todos los consultorios.
Ventajas:
- Mejor control de las citas desde
todos los sectores donde se originan éstas, o sea servicios de hospitalización,
del servicio de emergencia y de los consu1torios.
- El paciente que ha sido atendido en
más de un consultorio se le hace más fácil obtener todas las citas para un
mismo día. Además se facilita la coordinación de la cita para tratamiento, con
las citas para los laboratorios.
- Se puede adiestrar mejor a este
personal en la parte mecánica y los errores disminuirán.
- Se utiliza mejor el personal
existente.
- Cuando algún personal del hospital
así como enfermeras o asistentes de éstos solicita la cita para un paciente
imposibilitado de llegar hasta el lugar de citas, es más fácil dirigirse a un
lugar centralizado.
- Las
historias de todos los consultorios se entregan en este lugar facilitándose el
control de las mismas.
Desventajas:
- Se
puede otorgar citas a un mayor número de pacientes del que el médico pueda
atender. Es más difícil conocer las modalidades de trabajo de cada médico. A
algunos no les molesta recibir un paciente adicional, pero a otros sí.
- Si
el lugar de la cita centralizada queda muy retirada, se hace difícil para
algunos pacientes llegar hasta ese lugar y podrían no concretar la cita.
Descentralizado
Este método puede controlarse de dos
maneras:
a) Cada
consultorio tiene personal administrativo que se ocupa de dar la cita en ese
consultorio exclusivamente. Si no se cuenta con personal administrativo el
médico o la enfermera puede proveer la cita al paciente.
b) Un
empleado puede proveer la cita a dos o tres consultorios a la vez.
Ventajas:
- Mejor
control de los pacientes nuevos y subsecuentes por cada médico individual. No se provee mayor número de citas que las
que cada médico puede a tender.
- Los
pacientes salen del consultorio directamente al hogar sin tener que hacer cita
en otro lugar.
Desventajas:
- Si
las citas son provistas por médicos y/o enfermeras, este personal puede estar
siendo sub-utilizado.
- El
proveer la atención médica al paciente y también proveer la cita, puede
resultar que se olvide de anotar la información en la hoja que será enviada al
archivo para el retiro de la historia clínica, aún cuando el paciente obtiene
su cita en el carnet. De esta manera cuando el paciente regrese a tratamiento,
su historia clínica no habrá sido solicitada al archivo, creando problemas
tanto para la consulta como para el archivo.
- El
paciente que ha sido atendido en más de un consultorio, se le hace difícil
obtener las citas para un mismo día.
Sea cual fuere el sistema de
citaciones, éste deberá ser bien coordinado tanto para el paciente regular de
consulta externa como para el paciente que egresa del hospital y necesita
seguimiento. También se deberá coordinar las citas de los pacientes con las
pruebas de laboratorio a hacerse para así reducir el número de citas y
asegurarse que el médico disponga de los resultados cuando el paciente regrese
a consulta. Es importante proveer al paciente un carnet o tarjeta de citas que lo identifique con el
nombre y número de historia clínica y además contenga el nombre de la
especialidad que va a consultar, hora y la fecha.
En lo posible las citas que se proveen
a cada paciente en consulta externa deberán ser registradas y organizadas según
cada especialidad. Los registros de citas pueden variar en su diseño y forma.
Pueden ser libros empastados, libretas de argollas donde se puedan remover
hojas, hojas individuales para cada historia, tarjetones de reemplazo o una
copia de la cita que se le provee al paciente.
Es conveniente que el pedido de las historias al archivo se haga como
por lo menos 24 horas de anticipación para garantizar que cuando el paciente
llegue a la consulta su historia esté en poder del personal a cargo de la clínica. Además esto permite retirar todas las
historias a la vez y ubicar aquellas que no se encuentran en el archivo. Los
pedidos deberán incluir el nombre y número de historia clínica de cada
paciente, nombre del paciente, fecha de la cita, especialidad y nombre del
médico tratante, pues ambos datos deben utilizarse para retirar las historias
del archivo. De cada pedido que se haga al archivo deberá dejarse copia en la
consulta como constancia de las historias que se han pedido.
5.-
Exámenes de Laboratorio
Cuando el servicio de consulta externa
es pequeño, los exámenes de laboratorio pueden hacerse en el laboratorio
central del hospital. Cuando es un departamento de consulta externa extenso, la
tendencia moderna es tener un laboratorio en la consulta externa para hacer
aquellas pruebas más sencillas tales como análisis de sangre, orina, serología
y carpológico para sangre oculta. A veces se pueden hacer determinaciones de la
glucosa y nitrógeno de urea. Las pruebas
más complicadas se envían al laboratorio central. Se deberá asegurar que los exámenes de
laboratorio y otros exámenes auxiliares de diagnóstico se incluyan en la
historia clínica lo más pronto posible
para ser usados por el médico y además evitar que éstos se extravíen.
6.-
Rayos X
Todo paciente de consulta externa
deberá poder recibir la mejor calidad de estudios radiológicos esenciales para
el diagnóstico y tratamiento de su enfermedad dentro de un período de tiempo
razonable. Los resultados de estos
exámenes deberían aparecer en la historia clínica cuando el paciente regresa a
tratamiento.
7.- Tránsito de pacientes.
Es conveniente asegurar que en lo
posible el tránsito de pacientes sea siempre en una sola dirección para evitar
que los corredores estén congestionados. En casos de consultorios externos grandes se recomienda la utilización
de flechas a colores para dirigir los pacientes de manera que se orienten con
más facilidad y sin interferir con la función del personal de la consulta. 0 sea el paciente deberá seguir una secuencia
sin tener que retroceder.
8.-
Comunicación
En los consultorios externos,
particularmente los consultorios de mayor volumen de trabajo, es conveniente
tener además de la comunicación telefónica usual, un sistema de
intercomunicación para todos los servicios dentro de la misma consulta y los
servicios y departamentos fuera de la consulta que más lo necesitan. Esto provee un mejor funcionamiento y evita
viajes innecesarios al personal. La buena comunicación con el departamento de
registros médicos garantiza que se obtenga en una forma rápida las historias de
aquellos pacientes que vienen fuera de cita. La intercomunicación con la sala
de emergencia y con las salas de hospitalización de donde egresa el paciente
permite que se pueda asignar las respectivas citas coordinadamente y sin haber
recargo de pacientes a cada médico.
9.-
Personal
El personal médico de la consulta
externa por lo general lo constituyen los médicos asignados por los jefes de
los diferentes departamentos del hospital entendiéndose que esos jefes están
responsabilizados por la calidad o el tipo de medicina que se practique en la
consulta externa. Puede haber un
director médico de la consulta externa el cual resolverá junto con los jefes de
los departamentos clínicos todos aquellos conflictos que surjan en los
servicios que corresponden a cada departamento. Es aconsejable que el jefe de
cada departamento clínico delegue en un miembro de su servicio la
responsabilidad de supervisar las funciones de los otros miembros de su
departamento en los consultorios. El personal administrativo (de secretaría
debe ser seleccionado de acuerdo con preparación; el número se determinará en base del tamaño
del consultorio.
Las enfermeras proveen un personal
fundamental para el funcionamiento de estas clínicas. Su selección debe ser muy
cuidadosa. Además del conocimiento científico, deben las enfermeras tener
suficiente conocimiento de relaciones humanas que les permita rendir un
servicio más efectivo a los pacientes.
Sería conveniente tener una dietista
para instruir al paciente en las dietas especiales ordenadas por los médicos y
también para orientarlo en una mejor utilización de sus recursos económicos
para obtener una nutrición mejor. La
educadora en salud tiene múltiples oportunidades de uso en los consultorios
externos especialmente en aquellas regiones donde se sirve a pacientes de
recursos económicos más bajos y con menos educación.
Una política aconsejable es que cada
departamento asigne diariamente, por rotación
un médico a los consultorios para atender las interconsultas. De esta
manera los pedidos de interconsulta se pueden contestar, el mismo día y así
garantizar una discusión más franca entre el médico a cargo del paciente y el
consultor. Al mismo tiempo se reduce el
número de visitas del paciente al consultorio. Esto resulta en un servicio más
completo al paciente y a la vez reduce el trabajo del personal de la consulta
externa ya que hay menos visitas por cada paciente individual.
10.-
Historias Clínicas
Las historias clínicas de consulta externa
deberán estar integradas a las historias clínicas de hospitalización, y formar
la historia clínica única. Generalmente
éstas cuentan con menos formularios que las de hospitalización. Estos formularios pueden ordenarse
separadamente dentro de la misma carpeta o pueden ordenarse inmediatamente
después de cada admisión de tal manera que haya una secuencia de la
hospitalización y el tratamiento que sigue el paciente en la consulta externa.
El método de ordenar los formularios
dependerá de cada establecimiento en particular, poro se espera que el mismo
sea de fácil utilización. La calidad de
las historias clínicas en la consulta externa bien organizada debería ser tan
buena como la de las historias de pacientes hospitalizados. Dónde hay limitaciones del personal médico y
un volumen grande de pacientes que servir, la calidad de la historia clínica
podría ser inferior, más así también el servicio al paciente.
Las historias que diariamente se usan
en consulta externa, deberán regresar el mismo día al departamento de registros
médicos donde serán cotejadas antes de archivarse para asegurarse que no falta
alguna. Si algún paciente ha sido hospitalizado directamente desde el
consultorio externo, su historia clínica, lo acompañará a la sala de
hospitalización y en este caso se recibirá en el departamento de registros
médicos una notificación que indique donde se encuentra la historia clínica.
Es importante establecer ciertos
controles para las historias que salen a la consulta externa para evitar que se
extravíen.
11.-
Consideraciones generales sobre las estadísticas del departamento de consulta
externa.
Los datos estadísticos que se obtienen
en el servicio o departamento de consulta externa, merece atención especial ya
que es en éste donde generalmente se atiende
un mayor número de pacientes, pertinentes a diferentes servicios tanto de
atención primaria (no de especialidad) como de especialidades.
Desafortunadamente se le ha dado poca
atención en cuanto a los índices de rendimiento de consulta externa se refiere.
Mayormente se han concentrado esfuerzos en la información estadística del
paciente hospitalizado la cual ha estado más
normatizada. Hasta el presente
podría obtenerse información estadística de consulta externa mayormente de tres
fuentes:
(l) la historia clínica donde se anota
todo tratamiento recibido, (2) de las hojas diarias que en muchos lugares se
llevan por el personal de enfermería, de trabajo médico social, personal
administrativo (el que atiende al paciente directamente cuando llega y cuando
sale) y a veces por el mismo personal médico, y (3] de registros. Estas hojas
diarias y registros varían generalmente de acuerdo a la información que se
desea obtener produciéndose así una serie de documentos fuente. Al ser
manejados por varias personas de distintos niveles con o sin preparación en
recolección de información, mucha de esta información puede estar correcta,
mientras que otra no.
El técnico de registros médicos o
estadístico, quien finalmente estará tabulando y presentando esta información;
debería hacer un estudio exhaustivo de lo siguiente:
- Los
objetivos establecidos para la obtención de datos estadísticos de consulta
externa.
- Las
normas existentes.
- Los
datos necesarios que se deberían obtener (para esto deberá entrevistar el
personal de la administración de la institución además de conocer los informes
que regularmente se preparan).
- Personal
encargado en la recolección de datos.
- Formularios
usados.
- Definiciones
usadas.
- Importancia
de obtener ciertos datos. A veces se recolectan información que nunca es usada,
o que resulta muy costosa para la utilización que tiene.
- Evaluar
y hacer recomendaciones de los lineamientos a seguir.
No se ofrece detalle sobre el estudio
de las estadísticas producidas en consulta externa, su tabulación, presentación
y utilización, ya que este tópico se trata en detalle en la materia de
estadística hospitalaria.
Funcionamiento
de la consulta externa
Para un funcionamiento eficiente de la
consulta externa es necesario que todas las personas que tienen que ver con el
trabajo de estas consultas tengan una gran preocupación por ofrecer un servido
de mejor calidad al paciente, y que reconozca la importancia del tratamiento de las fases tempranas de la
enfermedad y de las potencialidades preventivas que estas consultas ofrecen. Es
necesario que ha ya una estructura administrativa lo suficientemente sólida
para encauzar un buen funcionamiento de todo el personal de la consulta. El
director médico de la consulta externa necesita suficiente autoridad para
resolver los problemas que surjan con los diferentes departamentos. Es conveniente, en consultorios externos
grandes, el tener un oficial administrativo que comparte esta gestión.
La estructura administrativa debe proveer para
una coordinación de todos los servicios de consulta externa, para que se
regulen las consultas en forma adecuada
una coordinación de las fechas de visitas con los estudios de laboratorio que
se ordenan a los pacientes y para que se provea continuidad de cuidado médico
al paciente. El tiempo asignado a cada paciente debe ser suficiente para
permitir un intercambie amplio entre el paciente y el médico y garantizar que
se establezca una relación, sólida de paciente a médico, lo cual lleva a un
servicio superior.
La actitud del personal profesional y
no profesional que participa en la consulta, externa tiene que estar orientada hacia el
reconocimiento de que la gestión que ellos llevan a cabo es de vital
importancia para el paciente y que aunque usualmente no cuidan a pacientes tan
dramáticos como los casos hospitalizados están rindiendo una labor importante
que requiere dedicación, perspicacia y eficiencia.
Las consultas externas proveen un
ambiente favorable para la educación de los médicos y el personal para-médico.
Aquí se adiestran internos, residentes, estudiantes de enfermería, de
dietética, de trabajo social, bibliotecarios de historias médicas, técnicos de
laboratorio y otros. Las oportunidades de uso de las consultas externas para
adiestramiento son ilimitadas cuando se han provisto un servicio de calidad
superior.
Las consultas externas proveen dentro
de nuestra estructura educativa aquellas fases de práctica médica que más se
parece al ejercicio privado de la medicina. Es necesario que todo el personal
médico y paramédico tenga una visión más clara y una oportunidad de adiestrarse
dentro de las disciplinas que eventualmente van a regir su práctica en el
futuro.
Una administración sana de la consulta
externa siguiendo una organización adecuada puede redundar en un servicio
extraordinario a la comunidad y puede a la vez reducir los gastos de las instituciones
hospitalarias. Pueden que no se necesiten más camas sino menos pacientes que
necesiten hospitalización. La forma en la cual se podría llegar a esta
condición es teniendo instalaciones de consulta externa adecuadas que permitan
dar un tratamiento eficaz y rápido a los pacientes antes de que su enfermedad
haya progresado tanto que requiera los tratamientos especializados del
hospital.
Servicio de Emergencia
El Servicio de Emergencia es el
servicio donde se atiende todo paciente que merece atención inmediata, ya sea
para luego ser hospitalizado, para ser referido a otro hospital, o para
regresar al hogar. Este servicio tiene un número muy limitado de camas de observación,
donde el paciente sólo permanece un máximo de 24 horas. Los casos que requieren
ser hospitalizados deberán ser dirigidos al servició de admisión para que así
este último servicio tenga control absoluto de todos los casos admitidos. No
obstante en muchas ocasiones el paciente muy grave tiene que ser admitido a
través del servicio de emergencia. (En este caso un funcionario de admisión
podría trasladarse al servicio de emergencia para cubrir dicha admisión.
Normas:
Se debería establecer una política a
seguir en el servicio de emergencia que cubra todos los servicios que allí se
presten lo mismo que el personal responsable por esos servicios. Este servicio,
además de recibir pacientes muy graves y otros que sólo tienen interés en
recibir un servicio rápido, también atiende agentes de la policía, empleados de
la prensa y otras personas de la comunidad.
La ubicación de este servicio deberá
tener fácil acceso a la calle y una amplia visibilidad desde afuera para las
personas que necesitan el servicio. Debería ser un lugar con amplia entrada
para ambulancias u otros medios de transportación. Es conveniente que esté
adyacente al departamento de consulta externa y servicio de admisión para así
facilitar el traslado de los pacientes cuando esto sea necesario. También los
servicios auxiliares de diagnóstico, sala de fracturas, registros médicos y
otros servicios necesarios deberán estar accesibles.
Personal;
El personal que trabaja en el servicio
de emergencia deberá contar con adiestramiento adecuado, poseer la cualidad de
ser capaz de trabajar con personas emocionalmente perturbadas, ser corteses,
amables y comprender al paciente y sus familiares. Deberán estar preparados
para atender las necesidades psicológicas del enfermo y sus parientes. También
este personal deberá saber tratar con el personal de la policía, la prensa y
otras personas de la comunidad que interesan algún tipo de información. Entre
las funciones que le corresponden al personal administrativo se encuentran las
siguientes:
- Recibir
los pacientes que llegan al servicio de emergencia
- Iniciar
la hoja de emergencia
- Llevar
el registro de emergencia
- Referir
el paciente o los familiares de éste al servicio de admisión cuando el paciente
va a ser hospitalizado. En caso de que el paciente se admita a través del
servicio de emergencia, preparar todos los formularios de admisión al hospital
y notificar al servicio de admisión si es que el personal de admisión no lo
hace.
- Referir
los pacientes que requieren ser atendidos en consulta externa.
- Pedir
las historias clínicas de pacientes que han tenido historias previas y llevar
control sobre las mismas.
- Llevar
las estadísticas del servicio de emergencia.
- Notificar
todo caso de intervención policial.
- Otras
funciones que resulten en el servicio de emergencia de acuerdo a la
organización de cada hospital en particular.
Historias
Clínicas y Estadísticas
Para cada paciente que se atienda en
el servicio de emergencia deberá prepararse una historia de emergencia sea el
caso de gravedad o no. Contendrá la información completa de identificación y
examen físico y en caso de accidente, toda la información que corresponda a:
lugar del accidente, cómo ocurrió, quién (o como se) hirió, como fue trasladado
etc.
Algunos servicios de emergencia controlan
todas las historias usando la misma numeración que se usa para una historia de
hospitalización o una de consulta externa. De esta manera toda historia clínica
de emergencia permanecerá en el archivo central). En otros, las controlan alfabéticamente o con
una numeración que corresponda exclusivamente al servicio de emergencia y se
archivan en esté servicio o en el archivo central, separadas de las otras
historias. En este último caso, cuando el paciente es hospitalizado, la
historia de emergencia deberá formar parte de la historia de hospitalización.
Cualquiera de los sistemas a usarse deberá ser debidamente estudiado para poder
ofrecer el mejor servicio al paciente, al hospital y a la comunidad.
Los casos de emergencia muchas veces
se convierten en casos legales y constantemente se solicita información sobre
los mismos.
Además de los formularios de historia
clínica para los pacientes atendidos en emergencia, también se llevan algunos
registros como control de los pacientes que se atienden y para obtener las
estadísticas de este servicio. Las estadísticas de emergencia pueden obtenerse
diariamente para así al final del mes tener el resumen completo. Se debería
tener un completo control estadístico de todo servicio que aquí se presta.
Control
de historias clínicas
Con frecuencia se atienden pacientes
en el servicio de emergencia que han sido tratados anteriormente en el hospital
y cuentan con una historia clínica. Estas historias pueden ser útiles para el
médico que atiende al paciente en ese momento, por lo tanto deberán solicitarse
al departamento de Registros médicos cuando así sea necesario. El personal
administrativo tendrá control sobre dichas historias y devolverá las mismas a
este departamento al final del turno, o en el momento conveniente.
Si el paciente se hospitaliza, su
historia anterior acompañará al paciente a la sala de hospitalización y en este
caso es necesario notificar al departamento de registros médicos sobre el
destino de la historia clínica.
Situaciones especiales que se
presentan al personal de registros médicos en el servicio de emergencia.
Muchas veces concurren al servicio de
emergencia gran cantidad de pacientes que no son casos urgentes. Esto sucede en
la mayoría de las veces con pacientes que no pueden asistir al departamento de
consulta externa durante las horas regulares de ésta, es decir asisten al
servicio de emergencia después de horas laborables generalmente de noche, fines
de semana o en días festivos. Esto complica la organización del servicio y la
obtención de datos estadísticos confiables.
Las camas de observación, muchas veces
se convierten en camas de hospitalización, debido a que en el momento en que se
necesita hospitalizar al paciente no existe la cama desocupada en la sala de
hospitalización. Esta situación también
altera las estadísticas ya que las camas de observación no se consideran camas
de hospitalización. El censo diario general del hospital no sería el real. Además, la historia de este paciente no es
tan completa, si es que se le continúa una historia. En estas situaciones
debería establecerse un plazo para admitir al paciente y no dejarse en este
servicio mientras dure su periodo de hospitalización.
En ocasiones, el traslado de pacientes
del servicio de emergencia a las salas de hospitalización se hace difícil
cuando el control de las camas es hecho por el médico. La cama existe, más no
es para el paciente que en el momento la necesita. Este control de camas
debería ser hecho por la oficina o servicio de admisión.
Referencias:
Asociación Americana de Hospitales.
“Manual de Prácticas y Procedimientos de Admisión”. 1959.
Owen, Joseph Karlton, “Conceptos
Modernos sobre Administración de Hospitales” Interamericana, México, 1963. pp.
144 - 149.
Referencias
Ambulatory Care Data: Report of the Conference on Ambulatory Medical
Care Records. Edited by J.H. Murnagham. Medical Care 11 (2). Suppl.: pp. 1 - 5,
1973.
Petric, Frank A. and House, Marlyn A. " Imporved Data generation
Needed for Ambulatory Planning”. Hospital Progress. pp. 84, 86, Nov. 1973.
Hamilton, William F. Systems Analysis in Emegency Care Planning. Medical
Care. J.B. Lippincott Co. Philadelphia, Pennsylvania.
February 1974.
Owen, Joseph Karlton. “Conceptos Modernos sobre administración de
Hospitales”. Interamericana México 1963.
pp. 349-353.
Owen, Joseph Karlton. Conceptos
Modernos sobre Administración de Hospitales. Interamericana, México. 1963,
Capítulo 25.
Organización Panamericana de la Salud.
Glosario de Términos Hospitalarios. Pub. Cient. N° 261. 1973.
Fuente: Material apoyo Universidad de
los Andes.
Publicado por: Adela Ruiz.
guay muy guay
ResponderBorrarExcelente
ResponderBorrarHola, gracias. Este Blog lo hice con la finalidad de que los estudiantes e investigadores tengan material donde apoyarse
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