El
Tarjetero Índice de pacientes: es un fichero donde son archivadas las tarjetas índice, que se lleva en los
establecimientos de salud, en estricto orden alfabético.
Tarjeta Índice.- ., son tarjetas que contiene los
datos del paciente y permite conocer el número de historia clínica que tiene
determinado paciente.
El tarjetero índice de
pacientes es uno de los índices esenciales del hospital. A cada nuevo paciente se le asigna un número
bajo el cual todos sus datos clínicos serán archivados.
Esta es la clave que permite localizar
la historia clínica de un determinado paciente, nos permite saber si éste ha sido
atendido anteriormente y conocer el número de su historia clínica.
Para evitar que un paciente
tenga más de una historia, es imprescindible consultar el índice de pacientes
antes de asignarle un número de historia clínica.
No siempre se puede confiar en
la información facilitada por el paciente sobre la atención que se le prestó
anteriormente. Es posible que niegue haber sido atendido previamente, ya sea
porque se imagine que de ese modo se le atenderá más rápidamente, porque no le
gustará el médico, porque haya perdido su cédula de identidad, porque esta vez
vuelva a la institución por otra razón o sencillamente porque se le haya
olvidado.
Uno de los métodos más antiguos
de llevar el índice de paciente era a través de libros, bien fuera
encuadernados o de hojas sueltas, en cuyos márgenes figuraban las letras del
alfabeto.
Resultaba imposible mantener el
orden alfabético y ello ocasionaba pérdida de tiempo. Debido a los
inconvenientes creados por ese tipo de índice, se optó por usar tarjetas que
se prestan mejor para mantener el orden alfabético.
Las tarjetas se pueden archivar en un fichero vertical (colocándolas una tras otra en las
gavetas) en un fichero visible. En algunos hospitales el índice de pacientes se
llevaba en forma visible. Los datos esenciales se anotan bien sea en cintas de
cartón o en tarjetas, según el método seguido, y éstas se archivan en tableros
colgados en un estante destinado a ese fin. Este sistema permite una consulta
rápida pero tiene el inconveniente de que requiere más tiempo para archivar,
resulta difícil de ampliar y ocupa un espacio grande.
Cuando se trata de cintas de
cartón, la cantidad de datos que se puede registrar en cada una es reducida. .
Este sistema visible que es
atractivo antes de comenzar a usarlo y durante
el primer periodo; de uso, trae dificultades posteriormente, por lo cual su uso
no es recomendable.
. Debido a que el índice aumenta constantemente de tamaño y es imprescindible mantenerlo en un
orden alfabético exacto, el método de archivar que ofrece más ventajas es el
vertical.
La tarjeta debe contener
suficiente información para identificar al paciente. Los datos mínimos son: Apellidos y nombres,
número.de historia clínica, sexo, Cédula de Identidad, dirección, lugar y fecha
de nacimiento.
o N° Historia Clínica: Colocaremos el
número asignado a la historia clínica.
o Apellidos y nombres: deben anotarse
completos y en letra mayúscula.
o Sexo: Colocar F para femenino y M
para masculino
o Estado Civil: C = casado, S =
soltero, V = viudo, D = divorciado.
o Lugar y Fecha de Nacimiento: Lugar
donde nació y fecha (día, mes y año).
o Domicilio: dirección completa donde
vive el paciente o algún punto de referencia para ubicar su vivienda.
o Fecha de apertura: Anotaremos la
fecha en que abrimos la historia clínica
La fecha de
nacimiento se incluye porque es uno de los mejores datos de identificación que
existen. :
El agregar datos innecesarios no
sólo lleva más tiempo y aumenta la posibilidad de error al copiarlos, sino que
además requiere una tarjeta más grande que ocupa más espacio.
Los datos más importantes en la
tarjeta son los apellidos .y nombres del paciente y el numero de su historia
clínica; los apellidos siempre deben aparecer antes de los nombres. Puesto que
el índice se consulta por apellido y .nombre y las tarjetas se manipulan con la
mano derecha, el apellido se debe escribir en el borde superior a la izquierda
de la tarjeta. Este dato debe figurar lo más arriba posible, a fin de permitir
una consulta rápida. Igualmente, el número de historia clínica debe
ocupar un lugar de preferencia.
Si la tarjeta contiene un
mínimo de información, no es necesario que
sea impresa, aunque si es imprescindible que los datos aparezcan siempre
en el mismo orden y que la distribución de espacio siempre sea igual.
Cuando son varios los datos que
se quiere registrar en la tarjeta índice y éstos van a estar completados por
distintas personas, conviene que la tarjeta sea impresa para tener la seguridad
de conservar el orden establecido y evitar que alguien se olvide de anotar
algún dato.
Si se utiliza el sistema de
impresión automática de tarjeta (ficha plástica o metálica con los datos en
.relieve) para identificar las hojas de la
historia clínica, los informes de laboratorio y radiología, etc., las
tarjetas del índice de los pacientes se pueden preparar de la misma manera. En ese caso, el número de la historia
clínica aparece en la ficha plástica y no es necesario numerar anticipadamente
la tarjeta índice.
Hay que
cerciorarse de que la impresión sea colocada lo.mas arriba posible a fin .de
facilitar la consulta del índice.
Se deben registrar todos los
apellidos y nombres. Si la persona sólo tiene un nombre (o apellido), la
ausencia del segundo se indica mediante un guión.
Las
anotaciones se deben hacer en forma clara; se debe poner esmero en la ortografía asegurándose de que sea
legible y basándose en los documentos del paciente o en sus indicaciones para
deletrear el apellido.
Tratándose de mujeres casadas,
se debe establecer una norma que tomar siempre el apellido de soltera para
fines de archivo y éste debe figurar en primer lugar en la tarjeta; ya que si
se divorcia pierde el apellido de casada, al menos en nuestro país sucede así.
Cuando los apellidos se archivan
por orden alfabético, es necesario tomar en cuenta cada una de las letras que
los forman, a fin de poder ubicar correctamente la tarjeta. El deletrear mal un
apellido ocasiona graves errores en el archivo.
El sistema Soundex, un método
que se basa en la fonética, consiste en asignar un código numérico a los apellidos tal forma que aquellos que suenan igual o
de manera parecida se archivan juntos.
En la América Latina por lo
común se utiliza el sistema alfabético.
El alfabeto consta de las
siguiente, letras; a, b, c, ch, d, e, f, g, h, i, j, k, l, ll, m, n, ñ, o, p, q,
r, s, t, u, v, w, x, y, z.. La rr no
está representada en el conjunto de letras que forman el alfabeto. Más de un
hospital ha tenido dificultades con su índice de pacientes por el solo hecho de
no haber adoptado un criterio uniforme sobre este punto.
El alfabetizar consiste en poner
por orden alfabético los apellidos o nombres según la secuencia en sus letras.
Por ejemplo Castillo, Fernández y Pérez están ordenados en una secuencia
alfabética, correcta puesto que el alfabeto la letra ( C ) precede a la ( F ) precede
a la letra (P).
Los apellidos García, Gómez y Gutiérrez
están ordenadas en una secuencia alfabética correcta. Aunque la primera letra en cada apellido es
igual, la segunda letra es distinta en
cada apellido y está ordenada en una secuencia alfabética correcta. La (a) en García
a la (o) en Gómez y a
la (u) en Gutiérrez.
Los apellidos Cabello, Canales y
Carranza están ordenados en una secuencia alfabética correcta. Aunque las
primeras dos letras.de cada apellido son iguales, la tercera
letra es distinta en cada apellido y por lo tanto está ordenada en una
secuencia alfabética correcta.
Las partículas como d, da, de,
del, di, du, el, la, las, le, li, lo, los, M´, Mac, Mc, 0', van, Vander, von,
etc., realmente forman parte del apellido aún cuando estén escritas
separadamente o con letra mayúscula. Al
archivar se deben tomar en cuenta las distintas partes del apellido como si
fuesen un todo. Por ejemplo, de las Casas se archivaría d-e—l-a-s-c-a-s-a-s, La
preposición de que precede el apellido del cónyuge de la mujer casada, no se
toma en cuenta para fines de archivo.
Los títulos o rangos tales como
Hermana, Padre, Doctor, General, etc. no se tornan en cuenta para fines de
archivo. El índice se basa sólo en los
apellidos y nombres.
Al archivar,
se toma en cuenta cada unidad del nombre de una persona, por ejemplo, el nombre
Rosa Sánchez tiene dos unidades; Juan Sebastián Moreno tiene tres unidades; Ana
María López Juárez. tiene cuatro unidades.
Observe que siempre se invierte
el nombre para que el apellido sea la primera unidad que se tome en cuenta al
archivar. Por este motivo los apellidos siempre figuran en primer término en la
tarjeta índice.
Las partículas que proceden a
los apellidos y forman parte de éstos se consideran una sola unidad, por
ejemplo, de las Casas.
Cada paciente debe tener sólo
una tarjeta en el índice de pacientes. La única excepción sería si se agregaran
al fichero tarjetas de referencia para facilitar la búsqueda de casos cuando el
apellido o nombre cambia. Por ejemplo, al niño Juan González se le prepara una
historia clínica (y por su puesto una tarjeta índice). Posteriormente su padre
le da su apellido, Rodríguez. Se confecciona una nueva tarjeta utilizando el
apellido Rodríguez. Se retira la tarjeta índice de Juan González y se reemplaza
por una tarjeta de referencia. En caso de que se consulta el índice bajo el
nombre de Juan González, entonces se podría localizar su historia.
El índice debe ser único, en
cuanto a sexo. En realidad no hay ventaja alguna en tener el índice separado
por sexo o al tener tarjetas de distintos colores para cada sexo.
Además de la confusión que se
produce con los nombres que pueden usarse en ambos sexos (Jesús, María,
Mercedes, Natividad, Asunción, etc.) existe el problema de no poder numerar
anticipadamente las tarjetas y de no saber qué hacer una vez que se agotan las
fichas de uno de los colores.
El índice de pacientes debe ser
perpetuo. Si bien es cierto que la tarjeta buscada se encuentra más rápidamente
en un fichero anual si se conoce el año en que se inició la historia, lo más
común es que el paciente no recuerde en qué año fue atendido y hay que
consultar todos los años para asegurarse que el paciente no tiene una historia,
o ubicar su número en caso que la tenga.
Normas a seguir:
o En lo
posible, se debe asignar la responsabilidad de archivar en el índice, a una
sola persona.
o La tarjeta se
debe archivar en el tarjetero índice tan pronto como se haya preparado pues
solo así cumple su cometido.
o Las tarjetas
que se van a archivar deben
colocarse en un orden alfabético exacto antes de intercalarlas en el índice de
pacientes. Esto facilitará el proceso de archivo y además disminuirá la posibilidad de error.
o Cuando los
apellidos y nombres de dos o más pacientes son idénticos, las tarjetas se
archivan según la fecha de nacimiento.
o En algunos
hospitales, sobre todo en aquellos donde se acostumbran agregar en la tarjeta
la fecha de ingreso, las tarjetas de los pacientes internados se archivan
aparte. Esto requiere buscar en dos lugares cuando se necesita consultar el índice,
lo cual no es recomendable.
o Sé aconseja
revisar todas las tarjetas que hayan archivado personas nuevas a esta función.
De esta forma se puede comprobar si efectivamente han comprendido las
instrucciones escritas y se elimina la posibilidad de tener tarjetas mal
archivadas.
o Se debe
prohibir el retirar una tarjeta índice del fichero. Una vez que se pierda la
integridad del índice de paciente, éste ya no cumple su propósito.
o El color de
la tarjeta índice debe ser blanco
o, si se utiliza color, se recomienda el amarillo claro o el verde claro, tonos
que ofrecen el mejor contraste y son los que menos cansan la vista.
o La tarjeta
índice debe ser de un tamaño estándar, a fin de que permita usar equipo de
tamaño estándar y resulte más económico. Las dimensiones más corrientes de la
tarjeta son de 5 x 3.
o Es sumamente
importante que todas las tarjetas en el índice tengan exactamente las mismas
dimensiones, pues una diferencia de sólo 1 ó 2 mm. puede dificultar
enormemente el trabajo de archivo y búsqueda.
o Al elegir el
fichero se debe tener en
cuenta la cantidad de consultas que se harán y el número de tarjetas que se
archivarán diariamente. Si se va a usar con frecuencia, se debe evitar que las gavetas estén muy cerca del piso porque, al
aumentar la incomodidad con que trabaja el funcionario, se aumenta el número de
errores, esto se puede evitar colocando el fichero sobre una base (con o sin
ruedas) lo que resulta más económico que comprar un fichero más alto y dejar
las últimas gavetas vacías.
o Cuando hay un
número considerable de tarjetas en el índice de pacientes y muchas consultas,
conviene estudiar la posibilidad de contar con ficheros mecánicos.
o En estos
ficheros las tarjetas se archivan en bandejas móviles. La persona que atiende
el fichero puede trabajar sentada pues, oprimiendo un botón, consigue que la
bandeja que necesita se presente a la altura exacta en unos cuantos segundos.
A veces es necesario que un
carpintero construya un fichero de madera.
En este caso
se advierte lo siguiente:
1.
Entréguensele al carpintero las dimensiones de la tarjeta
índice y las de las guías auxiliares.
2.
No se permita que las gavetas queden demasiado apretadas
porque dificulta su manejo.
Cuando se inaugura un índice de
pacientes se puede estimar el espacio que va a ocupar cada letra en el fichero,
Para hacer esto, se puede .calcular mediante la guía telefónica el número de
apellidos por cada letra, y determinar qué porcentaje del total ocupa cada
letra. Estos porcentajes se aplican a los centímetros lineales disponibles para
archivar en el fichero y así se logra el número de centímetros que se debe destinar a cada letra.
La estimación del número de
apellidos se puede hacer de manera relativamente rápida, si se usa una regla
para medir el número de apellidos o si se cuenta el número de columnas y se
multiplica por el número promedio de; apellidos en cada columna.
Para expandir un índice de
pacientes que ha estado funcionando se tiene que calcular el porcentaje del
espacio total que ocupa cada letra en el fichero y calcular, proporcionalmente,
los centímetros lineales que cada letra ocupará una vez que se haya agregado el
nuevo fichero.
Si el índice va a ocupar más de
un fichero, el alfabeto se debe distribuir
en las gavetas de los ficheros de modo que quede en un orden vertical. Esto permite
que más de una persona pueda, al mismo tiempo, consultar o archivar en el
índice.
Si el hospital cuenta con una
sola entrada para pacientes y si la distribución física del espacio lo permite,
es conveniente ubicar el índice de pacientes en esta área. En esta forma es
posible conversar directamente con el paciente para establecer si tiene o no
una historia clínica. La inscripción al consultorio ex terno y la confección de
la historia clínica puede hacerse en forma descentralizada.
En un hospital donde haya más de una entrada para los pacientes o donde ha ya una sola
entrada con un espacio físico tan limitado que sea necesario distribuir a los
pacientes de inmediato, el índice de pacientes se debe ubicar en el archivo. En
este caso es imprescindible contar con buenas comunicaciones entre las oficinas
de inscripción y admisión y el archivo, ya sea por teléfono, teletipo u otro
sistema de intercomunicación.
En algunos hospitales el índice
de pacientes se lleva mediante un computador. Este aparato reemplaza al fichero
y a la tarjeta índice y además, facilita la consulta. Sin embargo conviene
tener en cuenta que el empleo de un computador no elimina la necesidad de ser cuidadoso
cuando se obtiene los datos del paciente; tampoco implica que se deba consultar el índice de pacientes antes de asignar un número
de historia clínica.
Fuente:
Material de apoyo de la Universidad de los Andes.
Publicado
por: Adela Ruiz
muy cierto
ResponderBorrarUn modelo de targeta índice
ResponderBorrarBuena información 👍
ResponderBorrarBuenos días. Gracias Aprecio tu comentario
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