Un lugar para el Departamento de Historias Médicas: Consulta Externa. Continuación.

Técnicas de Registros Médicos y Auxiliares de Historias Médicas:

Este personal lo constituye un Bibliotecario coordinador de la sección y el número de Auxiliares de Historias Médicas, necesario de acuerdo a la complejidad de la consulta o al número de habitantes a atender en la misma. Este personal se encarga de todo lo relativo a citas, identificación de las historias de primera, estadística del servicio, etc.

La selección de este personal debe ser muy cuidadosa y poseer suficientes conocimientos de relaciones humanas, buen carácter, amable, para asegurarle al paciente una buena atención. Para un eficiente funcionamiento de la consulta externa, el personal de Registros Médicos, debe tener plena conciencia de su labor y ofrezcan un servicio de mejor calidad al paciente y reconozca la importancia del tratamiento en las fases tempranas de la enfermedad y de las potencialidades preventivas que estas consultas externas ofrecen.

Educación: La actitud del personal profesional y no profesional que participa en la consulta externa tiene que estar orientada hacia el reconocimiento de que la gestión que ellos realizan es de vital importancia para el paciente.

Las consultas externas proveen un ambiente favorable para la educación de los médicos y otros técnicos en el área de la salud.

Aquí se adiestran internos, residentes, estudiantes de enfermería, dietética, trabajo social, técnicos en registros médicos, entre otros. Las oportunidades de uso de la consulta externa para adiestramiento son limitadas, cuando se ha previsto u buen servicio de calidad.

Normas: Mantener actualizado y por escrito la programación de clínicas externas de cada departamento médico para la planificación, distribución, etc. De las diferentes actividades dentro de la sección.

El médico debe indicar en la historia clínica (hoja de evolución) el lapso de tiempo en el que debe venir el paciente a control, sin precisar la fecha. La Auxiliar de Historias Médicas de la central de citas, fijará la fecha de acuerdo con los cupos disponibles en las carpetas calendario de citas.

Cuando el paciente sea referido a una consulta externa, el médico lo debe tramitar en la hoja correspondiente, la cual quedará anexa en la historia clínica.

Las modificaciones que los especialistas manifiesten hacer en su programa de consulta, debe notificarlo al Departamento de clínico correspondiente, con suficiente anticipación, para hacer los ajustes necesarios en las carpetas calendario de citas y planes de trabajo del personal de central de citas.

Las citas que se proveen al paciente en consulta externa deberán ser asignadas y organizadas según cada especialidad, cupo de pacientes de pacientes a atender, día y hora.

El pedido de las historias al archivo se hace con 24 horas de anticipación, para garantizar que cuando el paciente acuda a su consulta la historia esté en poder del personal a cargo de la clínica.

Los pedidos deben incluir Nº de historia, nombre del paciente, identificación de la consulta y fecha (se anexa gráfico).

Los datos estadísticos de la consulta externa se obtendrán de la siguiente fuente:

a) De la historia clínica del paciente directamente, donde se anota todo tratamiento recibido.

b) De la hoja de morbilidad que en algunos establecimientos el diagnóstico es escrito directamente por el médico en la misma. Y en otros es el personal de Registros Médicos quien copia en la hoja de morbilidad el diagnóstico escrito por el médico (en la historia clínica).

- Los documentos fuentes deben ser manejados por el personal de Registros Médicos, quienes recolectaran, tabularan y presentaran la información.

- Las historias deben permanecer en los consultorios externos, solamente el tiempo reglamentario de la consulta médica.

Funciones: Realizar entrevistas indagatoria de pacientes para determinar el curso que deben seguir los pacientes y orientarlos.

- Iniciar los formularios básicos necesarios para la atención del paciente.

- Llenar correctamente la sección de identificación en letra clara y legible.

- Asignar número de historia al paciente y registrarlo en el libro respectivo.

- Todo paciente que acuda por primera vez a la consulta debe verificarse en el tarjetero Índice de pacientes, antes de asignarle número de historia.

- Asignar las citas de primera y sucesivas para las diferentes consultas existentes en el establecimiento.

- Elaborar la hoja de morbilidad de acuerdo al diagnóstico descrito por el médico en la historia clínica.

- Llevar registro de morbilidad en la tarjeta respectiva, las cuales se archivaran en orden alfabético de acuerdo al diagnóstico.

- Recaudar, tabular y presentar datos estadísticos de las actividades realizadas a nivel de esta sección y entregarlos mensualmente a la Sección de Estadística.

- Las historias de los pacientes citados para las diferentes consultas, deben ser solicitadas con 24 horas de anticipación al archivo central.

- Elaborar placa de identificación de pacientes.

- Identificar todos los formularios de la historia con la placa, tarjeta de cita y tarjeta de pacientes.

- Denunciar los casos de enfermedades notificables diariamente.

- Llevar archivo y control de la correspondencia del servicio.

- Llevar archivo de las referencias de pacientes que recibe diariamente.

- Atender las llamadas de los servicios de hospitalización, para asignar cita a los pacientes que egresan diariamente del establecimiento.

- Mantener un buen control de todas las historias que salen a diferentes consultorios, para asegurarse que las mismas son devueltas completas.

- Las historias que diariamente se movilizan en la consulta externa se entregaran el mismo día al archivo central donde serán recibidas y chequeadas para constatar que están completas.

Equipo y materiales:

La cantidad de equipo y material varía de acuerdo con la capacidad de atención y complejidad de los servicios prestados.

Equipo:

Escritorio tipo secretarial

Escritorio tipo información

Sillas giratorias

Sillas fijas sin brazos (con espaldar y asiento en semi-cuero)

Archivadores en cuatro gavetas

Escaparate de metal con puertas de vidrio.

Estantería esquelética para depósito de papelería

Kardex para el índice de diagnóstico

Telefonera

Bandeja de doble compartimiento para correspondencia

Máquina grabadora de placas plásticas (eléctrica o manual)

Máquina impresora de placas plásticas

Placas plásticas

Papeleras

Materiales:

Tijeras

Engrapadoras

Saca-grapas

Perforadoras

Carpeta manila o fibra

Etiquetas grandes

Separadores de pestañas visibles

Cinta sello-tape

Papelería

En cuanto a este renglón se debe tener todos los modelos generales y especiales existentes en cuanto a historias clínicas. Evolución

Ordenes médicas

Radiodiagnóstico

Solicitud de citología

Solicitud de biopsia

Registro de morbilidad

Registros de citas.

Tarjetas indicé de pacientes

Tarjetas de citas

Atención central de citas

Solicitud de exámenes de laboratorio

Ordeños de admisión

Libro de registro de pacientes

Formulario dé estadística diaria

Formulario de estadística mensual

Formulario de plan de consulta

Tarjeta índice de enfermedades de consulta externa Formulario para enfermedades denunciables.

Anexo nº 1

Modelo de un plan de consulta

1. Este plan debe servir de guía para el arreglo de las carpetas de citas

2. Deben ser planificado por el Director, Jefe de Departamentos y Especialistas del Departamento.

3- Debe ser entregado a Historias Médicas, firmado por el Director y el Jefe del Departamento.

Una vez puesto en marcha por el Departamento de Historias Médicas, no puede ser modificado, sin consentimiento del Director y sin atender las observaciones del Jefe de Historias Médicas.

Anexo Nº 2

Preparación de carpetas de citas