Relaciones Interdepartamentales

Para establecer las relaciones interdepartamentales en cualquier organización deben determinarse las funciones de esta organización. En este caso la organización, es un Hospital de tipo departamentalizado tiene como función primaria el cuidado apropiado de los enfermos y heridos. Sin embargo tiene otro muy importante que debe ser considerado también, ya que envuelve varios tipos de individuos.

El Hospital de hoy es un centro de enseñanza donde residentes, internos y empleados completan una educación médica. Enfermeras, dietistas, trabajadoras del servicio social, fisioterapistas, técnicos, T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud etc., reciben también todo o parte de sus entrenamientos en los hospitales.  Las Investigaciones es también otra función que envuelve varios departamentos, particularmente el de los archivos clínicos.

En su libro “Historia Médicas del Hospital”, el Dr. Mac Ecker, describe la Historia Médicas cono “una clara, concisa y acuciosa historia de la vida del paciente y de la enfermedad, escrita bajo el punto de vista médico consiste en una sección sociológica, una en la cual se anota la observación del entrenamiento de las enfermeras y los detalles de los tratamientos, administrados y finalmente una exposición de los estudios, observaciones, conclusiones y actividades de los médicos especialistas”.

El también establece que “La Histeria Médicas en su verdadera forma es una completa compilación de datos científicos derivados de varias fuentes, coordinadas en un documento ordenado por la T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud y finalmente archivado para sus varios usos, personal e impersonal. Define el departamento de Archivos Clínicos como: “La parte del Hospital responsable para la custodia adecuada de las Historias de los pacientes para, hacer auditorías y reportes como sean necesarios para demostrar la calidad y cantidad de trabajo hecho y para ayudar en el avance de la ciencia médica a través de datos acuciosamente anotados”. El también se refiere al Departamento dé Historias Médicas como "el pulso del Hospital".

Tales conceptos emitidos por una notable autoridad en Hospitales y en el campo médico hacen resaltar específicamente que la T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud deberá, si quiere obtener resultados excelentes, mantener relacionas directas con los demás departamentos en el hospital. Todos son responsables directa o indirectamente por alguna de las  partes de la Historia Médica.

 No hay por lo tanto ningún Departamento en el Hospital en el cual ella no tenga contacto en el desempeño de sus obligaciones.

Todo se junta para trabajar hacía un solo ideal: el cuidado apropiado da los enfermos y heridos y la compilación de una información completa del cuidado y tratamiento dado al paciente. 

La T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud deberá tener interés y afecto por la gente, deberá tener suficiente conocimiento de la naturaleza humana para anticipar las relaciones probables de aquellos con quienes ella está en contacto. El tacto es una muy esencial característica.

En su libro "Administración de personal” Tead y Ketcalf establece que: el tacto nace de la consideración hacia la personalidad de los otros. No es evitar los sujetos no agradables en las relaciones ejecutivas es meramente, la habilidad de hacer un llamado a las características positivas del individuo, tales como lealtad, deber, justicia y remover lo de las influencias negativas, tales como: odio, resentimiento, sospecha o cólera.

La T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud, en su esfuerzo para mantener su standard en su Departamento no deberá fallar en reconocer las líneas de obligación departamentales y el propósito total unificado de la Institución. El Departamento de Historias Médicas es juntamente una parte del Hospital. La cooperación no podrá existir sin un entendimiento mutuo. Por lo tanto la T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud deberá esforzarse en comprender los problemas de su compañera de trabajo en la misma forma que desea sean comprendidos los de ella.

Respetar las líneas de mando: Coordinador, Jefe, Director, entre otros.

Deberá siempre situar los intereses de la Institución como un todo a la cabeza de los intereses de su propio Departamento.

Los varios Departamentos del Hospital con los cuales el Departamento de Historias Médicas debe tener contacto merecen aquí  una breve discusión.

Junta Directiva y Director.

La responsabilidad para establecimiento de los reglamentos del Hospital descansa en los miembros de la Junta Directiva o de Gobierno mientras que el Director es el responsable de llevar a cabo esos reglamentos y utilizar las especialidades del personal en el cuidado de los pacientes sobre todas las cosas.

Para hacer esto, él deberá delegar a los jefes de Departamento los detalles que están envueltos en la ejecución de los varios deberes que entran en la dirección de un Hospital.  Ellos a su turno, entrenados en sus campos especializados, esperan que cumplan esas funciones en sus departamentos y a su tiempo deleguen responsabilidades a los demás cuando lo crean necesario.  

La T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud no tiene contacto directo con la junta directiva; pero si es directamente responsable ante el Director de cumplir los reglamentos establecidos por ellos y que atañen a su Departamento. Es directamente responsable ante el Director del Hospital y solamente a él, del cumplimiento de su Departamento.

Cuerpo Técnico y Comité de Historias Médicas.

La mayor responsabilidad del cuerpo médico descansa en el médico asistente sin tomar en cuenta la ayuda dada a él en la compilación de la Historia por el personal del Hospital, él asumirá la responsabilidad final de la Historia y la acuciosidad de ella aunque la tarea haya sido por un interno o residente asignado al servicio. Solamente el médico asistente conoce los hechos y es competente para llegar a conclusiones aplicadas a cada paciente individualmente. Sin la cooperación y apoyo del médico asistente la Historia Médica será siempre inadecuada no científica y falta de autoridad.

De manera de asegurar la cooperación de los miembros del cuerpo médico se nombra generalmente un Comité de Historias Médicas, cuyo deber es procurar que se logren Historias Médicas completas y acuciosas de cada paciente tratado.

Si después de suficientes notificaciones del Comité de Historias Médicas la Historia no ha sido completada por el miembro del Staff negligente, el asunto será reportado al cuerpo médico, si después de todos los esfuerzos que ellos han creído aconsejable, la Historia continua incompleta el asunto será reportado a la Junta Directiva con recomendación de proceder. Esta recomendación podrá ser para suspensión del miembro. La Junta Directiva podrá darle al miembro negligente un tiempo específico dentro del cual deberá completar la Historia o suspenderlo.

Aunque parezca que la T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud tiene solamente contacto con el cuerpo médico se trata de Historias deficientes. Sin embargo ella tiene también contacto agradable como los doctores usan las Historias para las reuniones del Staff clínico o investigaciones. Los siguientes son los propósitos para los cuales se usan las historias en estas reuniones:

1.    Revisión de los pacientes en el Hospital

2.    Discusión de una serie seleccionada de casos interesados, tales como muertes y diagnósticos difíciles o poco comunes.

3.    Estudio de grupo con énfasis en hallazgos, estudio, tratamiento y resultados finales.

4.    Discusión de los medios de mejoramiento de los servicios profesionales del Hospital. Esto generalmente da énfasis a las Historias bien tenidas.

Como las historias médicas no se pasan a los índices cruzados hasta que no estén completas, encontrará mucho más fácil asegurar la cooperación de los médicos en completarlas prontamente cuando las Historias se usan para estudios.

Si no se usan a menudo es frecuentemente posible sugerir su uso para estudios o investigaciones.  Para varios médicos el Departamento de Historias Médicas es algo desconocido o como siempre pasa, se le teme a lo que no conocemos.

Especialistas Residentes, Internos, Oficinistas, Médicos.

En los Hospitales pequeños, la Bibliotecaria de Historias Médicas, no encontrará especialistas, residentes, Internos u Oficinistas Médicos, mientras que en los Hospitales grandes especializados en docencia, ellos son responsables por varias de las partes de la historia médica. Los reglamentos para su dirección son formulados por el comité de internos. La Bibliotecaria de Historias Médicas encontrará que explicándoles las razones por las cuales se necesitan que las historias sean acuciosas y adecuadas y que trabajando con éstos jóvenes desde que lleguen por primera vez y que no están familiarizados aún con los procedimientos, cosechará recompensas en pronta cooperación y sembrarán las semillas que más tarde han de obtener los frutos en las investigaciones futuras.

Departamento de Enfermeras.

El Departamento de Enfermeras ha sido definido como “la parte del hospital a quién le concierne los cuidados a la cabecera de la cama y con todas las relaciones que conciernen directamente con el cuidado del paciente bajo la dirección de la enfermera jefe del servicio” como el diagnóstico médico se basa en hallazgos y análisis, el buen servicio de enfermeras implica experta observación.

Anotaciones clínicas completas y verídicas es una extensión de la eficiencia de las enfermeras a la cabecera de la cama y la habilidad para hacer tales anotaciones es una cualidad de la enfermera eficiente. Es por lo tanto posible, ser buena enfermera sin guardar historias clínicas buenas, pero será imposible compilar historias buenas si no ha habido un buen servicio de enfermeras. 

Las anotaciones clínicas requieren acuciosidad, prontitud en reportar desarrollos y una cuidadosa alineación de los detalles innecesarios como en la inclusión de los puntos importantes y pertinentes. En las controversias médico-legales las notas de las enfermeras son de valor como evidencia del tratamiento médico, del cuidado de las enfermeras.

El recibir prontamente la historia del departamento de enfermeras al egresar el paciente ayuda al departamento de historias médicas en la compilación puntual de las estadísticas necesarias y apresura la aceptabilidad de la historia médica para el uso del médico, para llenar las formas de seguros y para las investigaciones. Será de gran ayuda para el aumento de la cooperación entre estos dos departamentos tener, la Bibliotecaria de Historias Médicas una charla con las alumnas de enfermeras y con el personal de enfermeras.

Oficina de Admisión

Siendo la oficina de admisión la fuente principal y original de todos los datos sociológicos de la historia médica, debe trabajar muy unida con el departamento de historias médicas. Es imperativo que las fechas de nacimiento sean verdaderas, que los nombres y apellidos estén escritos correctamente, que se le escriban los números correctos a las historias y que sean prontamente trasmitidas las notificaciones de los transferidos. Varias oficinas de admisión son también responsables de completar los certificados de defunción.

Servicio Social

Una historia social es necesaria para futuras referencias y ayuda a la trabajadora del servicio social a presentar casos necesitados de una manera lógica y ordenada a aquellos que le concierne su administración. Deberá adjuntarse a la historia médica de modo que la información pueda ser conseguida por los servicios clínicos que tratan al paciente.

Laboratorio Clínico y Patológico

Los reportes de todo, el trabajo hecho en el laboratorio emanan de este departamento y llegan a formar parte de la historia médica. Deberán recibirse en el piso donde está el paciente hospitalizado prontamente, mucho más pronto que los otros correspondientes a los otros departamentos, con excepción de los rayos X ya que ellos constituyen una ayuda científica al médico en el diagnóstico y tratamiento del paciente.

Hay ciertos reportes de laboratorio que no podrán ser enviados al departamento de historias médicas antes de egresar el paciente por ser necesario el elemento tiempo. La T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud deberá entender estos problemas y no impacientarse.

El reporte patológico o de tejido es el diagnóstico del anatomo-patólogo hecho de los especímenes macro y microscópico recibidos del pabellón de cirugía inmediatamente después de la operación. Este reporte deberá estar firmado por el patólogo y deberá formar parte de la historia clínica.

Hay casos en que no es posible reportar estos hallazgos antes de egresar el paciente, pero son poco frecuentes.

El reporte de autopsias es otra responsabilidad de este departamento y deberá formar parte de la historia del paciente. El anatomo-patólogo puede conservar una copia en sus archivos pero siempre habrá una en la historia del paciente.   El despacho rápido de estos reportes completos ayuda al médico a completar pronto las historias, ya que el médico no podrá firmar sin antes ver el reporte de la autopsia.

Anestesia:

       Antes de la administración de un anestésico prior a la cirugía, el cirujano y el anestesista deberán determinar el tipo de anestesia que va a ser ad ministrado.

Si es una enfermera anestesista la va a administrar, el médico asistente y cirujano deberán asumir la responsabilidad de determinar el tipo.

El reporte de anestesia deberá mostrar entre otras cosas, el pulso, respiración y reacción, a intervalos regulares junto con una estimulación de la condición del paciente al terminar la operación.

Este reporte deberá completarse en el Departamento de anestesia y debe ser colocado en la Historia Médica del paciente por aquellas personas responsables de ello.

Rayos X

Este reporte es una interpretación de los hallazgos en las radiografías, hechas por el radiólogo. Deberá ser firmada por él y deberá prontamente formar parte de la historia del paciente, mientras este se encuentre hospitalizado para que sirva de referencia al médico asistente.

Fisioterapia:

En este Departamento deberá hacerse un reporte mostrando los detalles de las modalidades y tratamiento usados y los resultados obtenidos. Cuando la serie de tratamientos hayan sido terminados el reporte deberá adjuntarse a la historia del paciente.

Dietista:

En los casos en los cuales son necesarias dietas especiales, un reporte especial hecho por la dietista formará parte de la Historia Médica. Muchas veces las Dietistas necesitan referirse a la Historia en casos de metabolismo o dieta terapéutica, bien sea para su propia investigación o para referencias pertenecientes a pacientes individuales.

Fotografía.

Los impresos de de todos los negativos serán una parte de la historia médica como cada historia médica es un caso potencial médico-legal, una autorización firmada por el paciente o en caso de menores firmada por el padre o representante, para la fotografía, que va a ser tomada, formará parte de la historia.

Un índice de todas las fotografías deberá ser bien guardado por el fotógrafo o por la T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud.

Como ésta última tiene conocimientos especializados sobre índices, parece ser la persona que lógicamente le corresponde hacerlo.

Biblioteca Médica:

Varios Hospitales tienen una biblioteca médica, departamentos de historias médicas combinados. En los Hospitales que tienen dos departamentos distintos deberá existir inter-relación constante.  Al estudiar una serie de casos habrá frecuentes referencias o literatura médica. Al estudiar un caso en particular podrá hacerse referencia a las autoridades para comparación de otros métodos de tratamientos y resultados finales. Estimulando el interés para tales estudios la T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud traerá un mejoramiento en la calidad de la Historia Médica así como la pronta respuesta a sus solicitudes para que las Historias sean completas.

Deposito, Personal, Selección de compras,  Intendencia.

La mayor parte de las instituciones ponen como requisito que una solicitud de útiles se envíe al depósito general para todas las formas de la historia, lápices, gomas y otros enceres, regularmente usados como útiles de escritorio, la solicitud de compras debe ser enviada al gerente de compras para cada unidad necesitada los cuales no se usan regularmente.

Si la T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud tiene que hacer el presupuesto de su Departamento para cada año deberá ponerse en contacto con el departamento de Intendencia. Este departamento frecuentemente solicita informes de la historia del paciente para ver si están correctos los recibos del paciente.

Mantenimiento;

Durante el curso de diario trabajo la T.S.U. en Estadísticas e Información de Salud también tiene contacto con varios trabajadores del Hospital. El departamento de mantenimiento es responsable del cuidado de los archivos clínicos, se necesitan carpinteros para hacer reparaciones los ingenieros son responsables del confort físico de sus empleados y si se usan uniformes o sacos habrá que tener contacto con lavandería. Los mensajeros, los ascensoristas, los empleados del correo y los empleados de la cafetería también tienen un papel muy importante en conservar el aspecto del Hospital sobre un nivel eficiente, de modo que el paciente reciba el mejor cuidado posible.

Sumario:

Hay una relación estrecha entre el Departamento de Historias Médicas y cada Departamento del Hospital. La responsabilidad del propio “esprit de corps” se deberá compartir con la junta directiva, con el director, el cuerpo médico y con cada jefe de departamento. En cualquier organización con una estructura compleja como lo es un Hospital, los deberes y las responsabilidades de los Jefes de Departamentos varían grandemente y no es siempre fácil de entender los puntos de vista y problemas de los otros empleados.

A pesar de eso, debemos recordar que todos trabajamos hacia un objetivo común "el cuidado apropiado de enfermos y heridos".

Publicado por: Adela Ruiz

Fuente: Material de apoyo de la Universidad de los Andes.