Información sobre El Sistema Digito Terminal para Historias Clínicas

El presente artículo, forma parte de un servicio de divulga­ción de información y su contenido no necesariamente refleja la política de la Organización Panamericana de la Salud.

En el Hospital Presbiteriano de Nueva York, las historias clínicas se archivan en el sistema dígito terminal, y han encontrado que el sistema economiza tiempo y dinero y reduce errores.

Absurdo como parece, estamos archivando nuestras historias clínicas en base a los últimos dígitos del número de la historia ciánica (de atrás para adelante) y encontramos con que es una mejora sorprendente. Antes de lanzarnos a describir los detalles del sistema será útil explicar que nos condujo a abandonar, el sistema numérico conven­cional.

La identificación de las historias clínicas por número es mucho más rápida y segura que por nombre, y su valor es indiscutible.  Sin embargo, eso no quiere decir que necesariamente el archivar en orden numérico consecutivo sea la mejor manera.  Simplemente, ha parecido la forma más natural de hacerlo y por lo tanto, ha sido generalmente a  aceptado sin pensarlo dos veces.

Aun así tal arreglo numérico tiene ciertos inconvenientes que se vuelven problemas cuando se han llegado a acumular varios cientos de miles historias. El primero es en relación al crecimiento del archivo. El crecimiento ocurre solo en un lugar, y ese lugar, estando más activo que el resto, debe estar cerca de los teléfonos y servicios de distribución. De otra manera, con un archivo muy activo, se tendrán que dar miles de pasos diariamente. Para conservar estas condiciones es necesario movilizar periódicamente todo el archivo. Esto constituye una empresa de tal magnitud que muy rara vez se hace más de una vez al año. Se principia el año con un número de estantes vacios que se espera llenar y efectivamente termina el año con estos llenos. Esto significa que la mitad de estos archivos, en promedio están siempre vacios un total desperdicio de costosos archivos y valioso espacio.  Además, está concentración de historias clínicas activas en lugar tiende a concentrar a los encargados de los archivos en ese lugar con la consiguiente distracción, errores y perdida de tiempo₀ No es fácil tampoco distribuir el trabajo, en forma equitativa o asignar responsabilidades cuando la sección final del archivo está creciendo rápidamente, mientras que las otras están disminuyendo en actividad a diferentes velocidades.  Finalmente es difícil recordar números de 6 cifras y los errores de archivo, por números equivocados, constituyen un problema constante.

Por años habíamos aceptado estos problemas sin darle mucha impor­tancia. Sin embargo, cuando por razones de expansión clínica y aumen­to en el número de camas hubo de aumentarse nuestro archivo central de 300 estantes de 5 gavetas cada uno a 500, el trabajo anual de movilizar los archivos parecía ser ya demasiado grande. Buscando soluciones pensamos en un sistema que hace tiempo habíamos usado para combi­nar números pequeños de registros y tarjetas. Utilizando únicamente el ultimo dígito de un número de registro, éstos se repartían colocándolos detrás de guías numeradas de 0 a 9 Así se aseguraba una distribución pareja con sólo unos pocos detrás de caca guía y la última combinación era fácil. Nuestro actual sistema de archivo es una  ampliación de gran escala de esta idea; solo después de estarlo usando por un par de años supimos que exactamente la misma idea había estado en funcionamiento con éxito por algún tiempo, en varias empresas comerciales.

El sistema en detalle es así: Nuestros 300 estantes se dividen en 100 secciones de 3 estantes cada uno numerados de 00 al 99.  Dentro de éstas, las carpetas se colocan de acuerdo a sus dos últimos dígitos.

Así las Historias clínicas más activas y más recientes están distribuida por igual en todo el archivo junto a las más antiguas y me­nos activa. Cada una de estas tres secciones de tres estantes esta a su vez subdividida por guías en 100 sub-secciones. Estas guías se refieren a los dígitos de en medio, Por ejemplo en las^; secciones 63 las guías están identificadas por “00-63”, “01-63” y así sucesivamente hasta “99-63”.   Cualquier otra sección tiene idénticas guías excepto que los dos últimos dígitos difieren en cuanto a la sección.  Finalmente, detrás de cada guía se arreglan las historias de acuerdo a los prime­ros dos dígitos el más bajo hasta atrás el más alto y más activo al frente. Debido a que nuestro archivo principal contiene historias clínicas numeradas de 610.000 a 930.000, tenemos 32 historias detrás de cada guía.  En otras palabras estamos archivando numéricamente pe­ro en forma regresiva y por centenas, la ultima centena, luego la centena de en medio y finalmente el primer centenar. No pensamos en un número como 763.029 sino como:

76	30	29
(3)	(2)	(1)

No más movilización anual.

Esto es tan diferente a la idea usual ó el orden numérico correlativo que puede tener un poco de tiempo en aceptarlo.  Una vez que núestro pensamiento se ha ajustado a este concepto, sin embargo, principian a aparecer las ventajas, El primero es que la movilización anual termina para, siempre.  Una vez que se establece este sistema de archivo sólo es necesario retirar del archivo y enviar a la bodega cada semana cada o cada  mes las historias clínicas más antiguas en cantidad igual a las nuevas agregadas durante el mismo periodo. En nuestra propia experiencia transferimos en esta forma cerca de 30.000 historias al año.

Creímos que el distribuir las historias clínicas activas por todo el archivo obligaría al personal de archivo a caminar más.  En rea­lidad esto no es así, ya que cada empleado de archivo trabaja solo en su propia sección.   Ahora ya ninguno tiene que cubrir todo el archivo como antes de manera que el resultado por lo menos para nosotros es caminar menos.  No hemos podido efectuar estudios exactos de tiempo comparando los dos sistemas debido al cambio rápido de personal.  Sin embargo, todos los implicados están de acuerdo enfáticamente que el  trabajo en todas sus fases se hace más rápidamente y con menos errores.  La razón, no hay duda estriba en que los encargados del archivo solo tienen que concentrarse en dos dígitos cada vez.

La supervisión se ha simplificado por este sistema de archivo has­ta un grado que nos asombra. Hasta que no estuvo en pleno funcionamiento no nos dimos cuenta de cuánto esfuerzo representaba el distribuir el trabajo de cada uno equitativamente. Aun así, nunca se obtuvo total satisfacción. Ahora, la distribución del trabajo, por los dígitos ter­minales, automáticamente asegura esa distribución equitativa de traba­jo para cada auxiliar y define claramente la responsabilidad de cada quien. Cada cual está satisfecho y las murmuraciones han cesado como por arte de magia. Al mismo tiempo, por el hecho de que cada auxiliar cubre un sector de los archivos, la plática y la pérdida de tiempo han cesado casi sin esfuerzos. El adiestramiento de nuevos auxiliares que pueden manejar 6 cifras en forma acertada es mucho menos difícil ahora cuando tienen que tomarlas en 3 diferentes secciones. Personal auxiliar y otros encargados de ordenar las historias clínicas encuentran que hacer las solicitudes de historias clínicas en base a los últimos dos dígitos en vez de tener que hacerlo por orden numérico estricto y ade­más, pocas veces cometen errores.

La historia clínica muy gruesa, que generalmente es ocasional, se- ha dividido en dos volúmenes. Ahora archivamos solo el último volumen activo y el resto va en un archivo especial.

Como se hizo

El único problema que hemos encontrado, en este sistema de archivo dígito terminal, fue el trabajo inicial de ponerlo en marcha. Realmen­te, es un trabajo enorme el convertir un archivo de numeración correlativa, en el sistema dígito terminal. Una manera de hacerlo es retiran­do del archivo original todas las historias clínicas que terminan en 00, 01, 02, y adelante o si ustedes prefieren aquellas terminadas en 99, 98, 97, etc. Estas historias clínicas son ordenadas en estantes o cajones vacíos en el nuevo orden cuando el espacio disponible se ha llenado, se comprime el archivo original haciendo espacio adicional para sus otros grupos de historias en el mismo orden descrito anteriormente y así sucesivamente, este proceso se repite hasta que el trabajo ­se termine. Es obvio decir que cuanto mayor sea el espacio de estantes vacíos disponibles, más rápida será la transferencia del sistema ya que el archivo original tendrá que ser trasladado con menos frecuencia.  El costo original de convertir el archivo a un sistema de dígito terminal es compensado en pocos años por la eliminación de los tratados anuales. El beneficio diario de inducir a la ley de probabilidad a re­solver nuestros problemas de espacio, es ganancia neta de la misma ma­nera como se utiliza la ley de la gravedad en otros campos. En resumen, nosotros consideramos que este sistema es una mejora importante en los sistemas de registros médicos  lo describimos en este articulo con la esperanza de que otras personas con problemas semejantes a los nuestros puedan encontrarlo igualmente útil.

Referencias:

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Departamento de Estadísticas de Salud Organización Panamericana de la Salud oficina Sanitaria Panamericana oficina regional de la Organización Mundial de la Salud 525 twenty-third N.W. Washington, D.C. 20037 E.U.A.

Derechos reservados por McGrav-Hill, Inc. Dorothy Kurtz,RRl,

1950  Reimpreso con el debido permiso de Modern Hospital, Vol. 74, Nº 3, Marzo 1950

Traducción del artículo “They Run the Record files Backward” publican­do en Modern Hospital. Marzo, 1950.

Fuente: Material de apoyo Universidad de los Andes.

Publicado por Adela Ruiz.